O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 89 da Constituição Estadual,
DECRETA:
Art. 1º Ficam alterados os artigos 13 e 25 do Decreto n. 13.664, de 25 de junho de 2013, na forma da seguinte redação:
“Art. 13. As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, instituídas pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, deverão elaborar e atualizar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativa às suas atividades-fim, e encaminhar, antes de sua oficialização, à Comissão Central de Avaliação de Documentos e concomitantemente ao Arquivo Público do Estado, para aprovação.
§ 1º O prazo para elaboração, aprovação e oficialização dos Planos de Classificação de documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim dos órgãos e das entidades da Administração Pública Estadual é de 6 (seis) meses, a contar da data da publicação deste Decreto.
§ 2º Compete à Comissão Central de Avaliação de Documentos de Arquivo estabelecer procedimentos para a elaboração e aprovação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidades de Documentos das atividades-fim dos órgãos e entidades do Executivo Estadual.
§ 3º Compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos de Arquivo:
I - analisar a existência de ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual e demais entidades descritas no art. 32 do Decreto n.13.664, de 25 de junho de 2013 figurem como autora ou ré;
II - analisar quanto à aplicação dos prazos prescricionais e guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da atividade-fim, e da oportunidade e conveniência da preservação ou eliminação dos documentos.
§ 4º Os coordenadores das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos deverão anexar aos documentos a serem enviados, o parecer emitido pela consultoria/assessoria jurídica do órgão/entidade, aprovando a temporalidade e destinação dos documentos, bem como a pertinência das referências legais constantes na Tabela de Temporalidade de Documentos.
§ 5º O encaminhamento do Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos à Comissão Central de Avaliação de Documentos e ao Arquivo Público de Estado será realizado através de Memorando Externo, instrumento de comunicação administrativa entre setores dos órgãos ou entidades da Administração Pública.
§ 6º A análise do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, de que trata este Decreto, efetuada pela Comissão Central de Avaliação de Documentos observará a consistência técnico-arquivística do trabalho realizado e não os prazos nele estipulados.
§ 7º A Comissão Central de Avaliação de Documentos após análise do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos irá encaminhá-los para as Comissões Setoriais com parecer conclusivo com sugestões de aperfeiçoamento técnico na área arquivística, e/ou indicando eventuais correções.
§ 8º Após a aprovação pela Comissão Central de Avaliação de Documentos, e pelo Arquivo Público do Estado, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim deverão ser submetidos ao Titular da Pasta para apreciação e posterior publicação no Diário Oficial do Estado, mediante Resolução Conjunta com a Secretaria de Estado de Administração.” (NR)
“Art. 25. Compete às respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos de Arquivo analisar a existência de ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual e demais entidades descritas no art. 32 deste Decreto figure como autora ou ré, bem como quanto à aplicação dos prazos prescricionais e de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, e da oportunidade e conveniência da preservação ou eliminação dos documentos.” (NR)
Art. 2º Ficam mantidos os prazos previstos no art. 13, §1º do Decreto n. 13.664, de 25 de junho de 2013 e no art. 1º do Decreto n. 13.852, de 23 de dezembro de 2013.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
CAMPO GRANDE-MS, 6 DE MAIO DE 2014.
ANDRÉ PUCCINELLI
Governador do Estado
THIE HIGUCHI VIEGAS DOS SANTOS
Secretária de Estado de Administração
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