O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituição Estadual,
Considerando a necessidade de estabelecer normas e procedimentos que viabilizem maior produtividade, segurança e redução do uso de papel e de custos operacionais para a Administração Pública, bem como de auxiliar o desenvolvimento sustentável;
Considerando que a utilização de documentos eletrônicos no âmbito do Poder Executivo Estadual permite a eliminação de etapas e, ainda, proporciona maior agilidade ao processo de comunicação entre os órgãos e as entidades da Administração Pública Estadual,
D E C R E T A:
Art. 1º Fica instituído, no âmbito do Poder Executivo Estadual, o Sistema de Comunicação Eletrônica (e-DOCMS), como meio para a elaboração e para a transmissão eletrônica da comunicação produzida pelos órgãos e pelas entidades da Administração Direta e Indireta do Estado.
Parágrafo único. Para acessar o e-DOCMS o usuário deverá utilizar o endereço eletrônico www.edoc.ms.gov.br.
Art. 2º Para fins deste Decreto considera-se:
I - transmissão eletrônica: toda forma de comunicação de documentos ou de arquivos digitais, com tramitação por meio da rede mundial de computadores;
II - documento eletrônico: expediente produzido sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de processo de digitalização, classificado nas seguintes espécies:
a) ofício: instrumento para comunicação formal com pessoas, entidades privadas e órgãos públicos das esferas federal, estadual e municipal, dirigido a um único destinatário;
b) ofício-circular: instrumento dirigido simultaneamente a mais de um destinatário, cujo assunto é do mesmo teor;
c) comunicação interna: instrumento utilizado para comunicação no âmbito de cada órgão e de cada entidade do Poder Executivo Estadual, dirigido a um único destinatário;
d) comunicação interna e circular: instrumento dirigido simultaneamente a mais de um destinatário, cujo assunto é de interesse comum;
III - usuário: servidor público ou prestador de serviço em exercício em órgãos e em entidades da Administração direta e indireta do Poder Executivo Estadual, que tenha autorização de acesso ao e-DOCMS;
IV - autorização de acesso: registro realizado por intermédio do sistema denominado Gestão de Segurança Integrada (GSI), que irá validar a identificação digital do usuário, mediante login e senha, para utilização do e-DOCMS;
V - assinatura digital: assinatura eletrônica processada mediante certificado digital;
VI - certificado digital: documento eletrônico emitido por autoridade certificadora credenciada, que contém as informações capazes de identificar o usuário no ambiente virtual.
§ 1º O ofício e o ofício-circular serão encaminhados por usuário detentor de assinatura digital.
§ 2º A comunicação interna e a comunicação interna e circular serão encaminhadas por usuário detentor de identificação validada pelo GSI.
§ 2º A comunicação interna e a comunicação interna e circular serão encaminhadas e terão a comprovação da sua autoria e da sua autenticidade mediante a assinatura de usuário detentor de identificação validada por sistema de informação, por meio de login e senha. (redação dada pelo Decreto nº 14.841, de 26 de setembro de 2017)
Art. 3º O e-DOCMS utilizará a estrutura do Sistema de Gestão de Estrutura Organizacional do Poder Executivo Estadual (SGEO), e será gerenciado pela Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização.
Parágrafo único. Cabe à Superintendência de Gestão da Informação (SGI) da Secretaria de Estado de Fazenda a responsabilidade pelos serviços de suporte técnico, de manutenção preventiva e corretiva do sistema.
Art. 4º O e-DOCMS terá os seguintes níveis hierárquicos de acesso:
I - gestor: usuário responsável por elaborar ou visualizar ou assinar e enviar os documentos eletrônicos produzidos nos órgãos e nas entidades que integram o Poder Executivo Estadual;
II - elaborador: usuário responsável pela elaboração ou pela visualização de documento e pelo seu envio ao gestor, com acesso aos demais documentos eletrônicos do setor;
III - elaborador substituto: usuário designado pelo gestor para ter acesso aos documentos por ele recebidos, para elaborar documentos eletrônicos ou para enviá-los;
IV - elaborador habilitado: usuário habilitado pelo gestor para visualizar ou elaborar, exclusivamente, os documentos a ele encaminhados, sem acesso aos demais documentos eletrônicos do setor.
Art. 5º A numeração do documento eletrônico produzido será fornecida, automaticamente, pelo Sistema de Comunicação Eletrônica, após sua assinatura e envio pelo gestor, em ordem sequencial, por exercício, de acordo com a espécie de cada documento.
Art. 6º O documento eletrônico, que tiver sua autoria assegurada nos termos deste Decreto, terá o mesmo valor comprobatório que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitido.
§ 1º As reproduções em papel, obtidas a partir de documento arquivado em meio eletrônico, terão validade para todos os fins de direito. (renumerado de parágrafo único para § 1º pelo Decreto nº 14.841, de 26 de setembro de 2017)
§ 2º Quando houver a necessidade de expedição de documento eletrônico na forma física, ele deverá conter o código de verificação de autenticidade e, quando for o caso, deverá conter, também, o certificado digital, sendo dispensada a assinatura física. (acrescentado pelo Decreto nº 14.841, de 26 de setembro de 2017)
Art. 7º Após a assinatura e o envio, o documento eletrônico não poderá ser alterado ou excluído, sendo a retificação realizada por novo documento.
Art. 8º Quando da assinatura ou do envio do documento eletrônico, o sistema irá gerar, automaticamente, o código validador, que será utilizado para verificar a autenticidade do documento.
Parágrafo único. A comprovação da autenticidade do documento será realizada na página inicial do e-DOCMS, no link “Verificação de Autenticidade”.
Art. 9º A tramitação da comunicação produzida no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo Estadual será realizada, exclusivamente, por intermédio do e-DOCMS.
Parágrafo único. A utilização do e-DOCMS pelos órgãos e pelas entidades da Administração Pública Estadual ocorrerá de maneira gradual, sendo obrigatória até o final do atual exercício.
Art. 10. Os Secretários de Estado de Administração e Desburocratização e de Fazenda, se necessário, poderão estabelecer procedimentos e normas complementares às disposições deste Decreto.
Art. 11. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande, 8 de setembro de 2015.
REINALDO AZAMBUJA SILVA
Governador do Estado
CARLOS ALBERTO DE ASSIS
Secretário de Estado de Administração e Desburocratização
MARCIO CAMPOS MONTEIRO
Secretário de Estado de Fazenda
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