O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 89 da Constituição Estadual, e tendo em vista o disposto no § 5º do art. 53 da Lei nº 2.512, de 26 de outubro de 2000, com redação dada pela Lei nº 2.598, de 27 de dezembro de 2002, e as disposições do Decreto nº 11.109, de 13 de fevereiro de 2003,
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE DO SISTEMA
Art. 1º O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo, organizado com fundamento no art. 82 da Constituição Estadual, tem por finalidade avaliar a ação governamental e a gestão dos administradores públicos quanto à observância dos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência na realização da receita e aplicação dos recursos públicos, por meio de ações de fiscalização da execução orçamentária, financeira, contábil e patrimonial e da gestão operacional dos órgãos da administração direta e das entidades da administração indireta.
Art. 2º O Sistema de Controle Interno tem por finalidade:
I - averiguar a legalidade na arrecadação e aplicação dos recursos públicos e avaliar os resultados quanto à eficácia e à eficiência da gestão pública orçamentária, financeira e patrimonial por agentes, órgãos da administração direta, autarquias, fundações, fundos, empresas públicas e sociedades de economia mista do Poder Executivo, bem como por entidades ou organizações da iniciativa privada que recebem recursos públicos;
II - avaliar o cumprimento das metas estabelecidas na Lei de Diretrizes Orçamentárias, no Plano Plurianual e na Lei Orçamentária Anual, relativamente à execução do orçamento do Estado e dos programas de governo;
III - exercer o controle sobre a legalidade e economicidade das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres do Estado e as inscrições em restos a pagar;
IV - fiscalizar, nos termos da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal, as medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite;
V - controlar a tomada de providências para recondução dos montantes das dívidas consolidadas e mobiliárias aos respectivos limites e fiscalizar a destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista as restrições constitucionais e Lei de Responsabilidade Fiscal;
VI - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.
Parágrafo único. O Sistema de Controle Interno subsidiará o aperfeiçoamento da gestão pública nos aspectos de formulação do planejamento, de coordenação geral, de desenvolvimento e de acompanhamento das políticas públicas.
CAPÍTULO II
DAS TÉCNICAS E DOS TIPOS DE CONTROLE
Art. 3º O Sistema de Controle Interno utilizará como técnicas de trabalho o controle e a inspeção.
§ 1º O controle, exercido pelas unidades de auditoria interna, mediante atuação desconcentrada, objetiva assegurar a legalidade dos procedimentos administrativos à correspondente execução orçamentária e financeira, dando ênfase na orientação ao gestor e agentes públicos.
§ 2º A inspeção visa a avaliar, regularmente, a gestão pública com base nos processos e resultados gerenciais em órgãos e entidades, cuja gestão não esteja orientada por unidade de auditoria interna, bem como a aplicação de recursos públicos transferidos a entidades de direito privado.
§ 3º A inspeção poderá, excepcionalmente, ser realizada para atender a demandas do Governador do Estado ou de titulares de órgãos ou entidades do Poder Executivo.
Art. 4º As atividades de controle interno serão exercidas mediante atuação prévia, concomitante e posterior.
§ 1º O controle prévio verifica os atos administrativos antes do seu efetivo reflexo no orçamento e nas finanças do Estado, buscando prevenir a ocorrência de erros ou desvios para garantir a legalidade e eficácia da gestão publica.
§ 2º O controle concomitante verifica e acompanha a prática dos atos administrativos durante o decurso das operações contábeis, financeiras e de gestão, zelando pela legitimidade, legalidade, efetividade e economicidade na gestão dos recursos públicos.
§ 3º O controle posterior verifica, após a execução de programa, projeto ou atividade, a regularidade do recolhimento de receita e da realização de despesa pelo empenho, liquidação e pagamento, com base em prestações de contas, tomadas de contas e ou auditoria de gestão.
CAPÍTULO III
DA ORGANIZAÇÃO E DA ESTRUTURA
Art. 5º O Sistema de Controle Interno atuará integrado pelos seguintes órgãos e unidades:
I - a Secretaria de Estado de Receita e Controle, como órgão central;
II - a Auditoria-Geral do Estado, como órgão técnico;
III - as Unidades de Auditoria Interna, como unidades desconcentradas;
IV - as unidades de apoio administrativo e operacional das Secretarias de Estado e Procuradorias-Gerais, como unidades setoriais;
V - as unidades de apoio administrativo e operacional das autarquias e fundações, como unidades seccionais.
CAPÍTULO IV
DAS COMPETÊNCIAS
Seção I
Do Órgão Central
Art. 6º À Secretaria de Estado de Receita e Controle, como órgão central do sistema, compete:
I - estabelecer diretrizes, normas e procedimentos contábeis e de controle interno para operacionalização de atividades do sistema ou para promover a integração operacional do Sistema de Controle Interno com outros sistemas estruturantes da administração pública estadual;
II - determinar a realização de tomadas de contas de ordenadores de despesas, e demais responsáveis por bens e valores públicos e de todo aquele que der causa à perda, extravio ou outra irregularidade que resulte em dano ao erário;
III - determinar a realização de inspeções extraordinárias a pedido do Governador, Secretários de Estado ou dirigentes de entidades da administração indireta;
IV - dar ciência ao controle externo sobre irregularidades apuradas pelo controle interno, quando não sanadas com a notificação da Auditoria-Geral do Estado.
Seção II
Do Órgão Técnico
Art. 7º À Auditoria-Geral do Estado, como órgão técnico do sistema, compete:
I - verificar a regularidade na realização das receitas e despesas e examinar os atos que resultem em criação e extinção de direitos e obrigações de ordem financeira ou patrimonial no âmbito do Poder Executivo;
II - avaliar os resultados da gestão pública, quanto à administração orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades do Poder Executivo;
III - avaliar a aplicação dos recursos públicos por entidades que recebem subvenções ou outras transferências à conta do orçamento do Estado, pelo Poder Executivo;
IV - propor inscrição de responsabilidade relativamente às contas gerais do Governo Estadual;
V - propor impugnação de despesas e responsabilizar agentes públicos por irregularidades e ilegalidades constatadas na aplicação de recursos públicos;
VI - coordenar e determinar a realização de inspeções de auditoria em órgãos e entidades do Poder Executivo, bem como em entidades de direito privado e unidades da administração pública das demais esferas que utilizem recursos públicos estaduais para a consecução de suas finalidades;
VII - apoiar as atividades de controle externo de competência do Tribunal de Contas do Estado;
VIII - realizar tomadas de contas dos ordenadores de despesa, de demais responsáveis por bens e valores públicos e de todo aquele que der causa à perda, extravio ou outra irregularidade que resulte em dano ao erário;
IX - coordenar a execução das atividades de contabilidade geral dos recursos orçamentários, financeiros e patrimoniais do Estado, do Poder Executivo e das entidades da administração indireta;
X - orientar e supervisionar os registros contábeis de competência dos órgãos e entidades do Poder Executivo;
XI - avaliar a execução orçamentária e o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias;
XII - gerenciar a utilização e consolidar os dados do Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado;
XIII - supervisionar o registro dos créditos orçamentários, inclusive os adicionais e suplementares;
XIV - supervisionar, consolidar, elaborar e divulgar balancetes mensais, balanços finais do exercício e demais informações contábeis;
XV - consolidar prestações de contas dos recursos vinculados e colaborar no preparo das prestações de contas do Governador;
XVI - elaborar e divulgar relatórios exigidos pela Lei de Responsabilidade Fiscal e legislação estadual e subsidiar a tomada de decisões com informações gerenciais;
XVII - assegurar a observância dos limites legais de estoques de dívidas, novas operações de crédito, restos a pagar e despesas com pessoal, e indicar eventuais ajustes;
XVIII - incentivar o treinamento e a especialização contábil e de controle interno;
XIX - organizar e atualizar a legislação e os materiais de consulta pertinentes à área de atuação;
XX - promover a padronização de procedimentos administrativos e assegurar que as orientações e intervenções realizadas pelas diversas unidades de auditoria interna sejam homogêneas entre si;
XXI - propor a instituição e o aprimoramento de sistemas de informações gerenciais para a integração de atividades das Unidades de Auditoria Interna com o órgão técnico e destes com os demais sistemas estruturantes.
Seção III
Das Unidades de Auditoria Interna
Subseção I
Da Instituição e da Identificação
Art. 8º As Unidades de Auditoria Interna, como instrumento de atuação desconcentrada da Auditoria-Geral do Estado, funcionarão:
I - nas Unidades Setoriais das Secretarias de Estado:
a) de Coordenação-Geral do Governo;
b) de Receita e Controle;
c) de Planejamento e de Ciência e Tecnologia;
d) de Infra-Estrutura e Habitação;
e) da Produção e do Turismo;
f) de Meio Ambiente;
g) de Desenvolvimento Agrário;
h) de Trabalho, Assistência Social e Economia Solidária;
i) de Cultura, Esporte e Lazer;
j) de Saúde;
l) de Educação;
m) de Justiça e Segurança Pública;
II - nas Unidades Setoriais das Procuradorias-Gerais:
a) do Estado;
b) da Defensoria Pública;
III - nas Unidades Seccionais das seguintes Fundações:
a) Fundação Universidade Estadual de Mato Grosso do Sul;
b) Fundação de Trabalho e Qualificação Profissional;
c) Fundação de Apoio ao Desenvolvimento do Ensino, Ciência e Tecnologia;
d) Fundação Serviços de Saúde de Mato Grosso do Sul; (acrescentada pelo Decreto nº 11.970, de 11, de novembro de 2005)
IV - nas Unidades Seccionais das seguintes autarquias:
a) Agência Estadual de Metrologia de Mato Grosso do Sul;
b) Departamento Estadual de Trânsito;
V - na Secretaria de Estado de Gestão Pública, pelas:
a) Coordenadoria de Apoio Administrativo e Operacional;
b) Superintendência de Compras e Suprimentos, para o fim específico de análise de processos licitatórios;
c) Superintendência de Recursos Humanos e Previdência, para acompanhamento e verificação da folha de pagamento dos servidores estaduais, processada pela Empresa de Gestão de Recursos Humanos e Patrimônio.
Parágrafo único. A instituição e instalação de outras Unidades de Auditoria Interna será autorizada pelo Governador do Estado.
Subseção II
Das Unidades de Auditoria Interna nas Unidades Setoriais e Seccionais
Art 9º Às Unidades de Auditoria Interna compete:
I - realizar o controle prévio da execução orçamentária, financeira e patrimonial dos órgãos e entidades do Poder Executivo;
II - assegurar a observância da legislação geral e específica e das diretrizes estabelecidas pelo órgão técnico do Sistema de Controle Interno;
III - analisar a adequação legal de empenhos, liquidações e pagamentos de despesas;
IV - dar assistência, orientação e apoio técnico aos ordenadores de despesas e agentes responsáveis por bens, direitos e obrigações do órgão ou entidade pelo qual responda;
V - alertar gestores sobre a iminência da prática de atos ou ocorrência de fatos que possam caracterizar improbidade ou irregularidade na gestão de recursos públicos;
VI - encaminhar ao órgão técnico a apuração de atos e fatos ilegais ou irregulares que tenham sido verificados;
VII - assegurar a conformidade dos registros orçamentários, contábeis, financeiros e patrimoniais aos atos e fatos administrativos executados;
VIII - fiscalizar a utilização de recursos transferidos a entidades privadas por meio de convênios, acordos, termos de parceria e instrumentos congêneres;
IX - analisar e manifestar-se quanto às prestações de contas de suprimentos de fundos, repasses financeiros e convênios;
X - assegurar a correta liquidação da despesa, por meio da verificação dos documentos de recebimento de bens e serviços;
XI - receber e analisar, previamente, os processos de solicitação de despesas, conferindo as codificações do programa de trabalho, dos elementos de despesas e sua exata classificação, bem como a correta fundamentação legal para a modalidade de licitação ou a eventual justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade;
XII - controlar e acompanhar a execução dos contratos administrativos referentes ao fornecimento de materiais ou serviços, conferindo-os com as cópias recebidas pelas unidades, bem como examinar os documentos comprobatórios do recebimento de materiais, da prestação dos serviços e dos respectivos pagamentos;
XIII - subsidiar dados e informações para o Sistema de Controle Interno.
Subseção III
Das Unidades na Secretaria de Estado de Gestão Pública
Art. 10. À Unidade de Auditoria Interna na Superintendência de Recursos Humanos e Previdência compete:
I - acompanhar a análise das despesas de pessoal e as atividades que lhe são correlatas, realizadas pela Controladoria de Despesas de Pessoal;
II - fiscalizar o cumprimento da legislação referente ao pagamento da remuneração aos servidores e quaisquer outros pagamentos de natureza salarial ou correlata aos servidores e agentes públicos;
III - verificar a idoneidade das informações contidas na folha de pagamento, de forma a prevenir a ocorrência de falhas e irregularidades no pagamento de despesas;
IV - avaliar as variações quantitativas ocorridas nas verbas que compõem a folha de pagamento, a fim de detectar a ocorrência de pagamentos indevidos ou irregulares;
V - requisitar, sempre que entender necessário, informações sobre despesas de pessoal ao órgão responsável pelo processamento de dados da folha de pagamento e a documentação que lhe der origem;
VI - realizar, na medida da necessidade, inspeções in loco nos órgãos e entidades estaduais.
Art. 11. À Unidade de Auditoria Interna na Superintendência de Compras e Suprimentos compete:
I - analisar, prévia e concomitante, os processos licitatórios e de compra direta, a fim de verificar sua regularidade em relação à legislação pertinente;
II - acompanhar a abertura e o julgamento das propostas de preços nos certames licitatórios com o objetivo de verificar a regularidade dos procedimentos.
Subseção IV
Da Atuação Desconcentrada
Art. 12. A atuação das Unidades de Auditoria Interna nas Unidades Setoriais ou Seccionais terá por objetivo o acompanhamento da arrecadação da receita e o controle prévio da execução da despesa nas fases de empenho, liquidação e pagamento.
Art. 13. Os contratos, acordos, convênios, termos de parcerias, outros instrumentos similares e respectivos termos aditivos serão analisados antes de sua assinatura, em seus aspectos formais e legais, pela Unidade de Auditoria Interna do órgão ou entidade contratante ou convenente.
Art. 14. As Unidades de Auditoria Interna deverão analisar previamente empenhos, atos e documentos de liquidação e pagamento de despesas, com o objetivo de assegurar o atendimento de determinações legais e promover a correção de eventuais irregularidades.
Art 15. As Unidades de Auditoria Interna monitorarão os registros contábeis dos órgãos ou entidades mediante verificação das conformidades diária e mensal; determinarão as correções necessárias e informarão o órgão técnico do Sistema sobre eventuais pendências e irregularidades.
Parágrafo único. A critério e mediante aviso prévio do órgão técnico do Sistema de Controle Interno, o acesso da Unidade Setorial ou Seccional ao Sistema de Administração Financeira será bloqueado, até a correção da irregularidade ou atendimento da pendência.
Art. 16. Os processos de abertura, dispensa ou inexigibilidade de licitação serão examinados diretamente pela Unidade de Auditoria Interna na Superintendência de Compras e Suprimentos, para verificação da legalidade da realização da despesa e das formalidades da contratação.
Art. 17. O órgão técnico do Sistema de Controle Técnico poderá, mediante comunicação da Unidade de Auditoria Interna na Superintendência de Recursos Humanos e Previdência, determinar a suspensão do processamento de créditos de natureza salarial pela folha de pagamento relativos a determinado órgão ou entidade, a carreira específica, a categorias de cargo ou função ou diretamente ao beneficiário, bem como ordenar correção de eventuais irregularidades ou exclusão do pagamento, visando a esclarecer dúvidas relativas a lançamentos de dados e ou informações ou sustar pagamentos.
Seção IV
Das Unidades Setoriais e Seccionais
Art. 18. Às Unidades Setoriais e Seccionais do Sistema de Controle Interno compete:
I - promover a contabilidade orçamentária, financeira e patrimonial e registrar todos os atos e fatos administrativos referentes às despesas do respectivo órgão ou entidade;
II - emitir balancetes, balanços e outras demonstrações do exercício financeiro e elaborar prestações de contas;
III - instituir sindicâncias e tomadas de contas e adotar medidas corretivas sobre impropriedades e irregularidades, tão logo sejam apontadas pela unidade de auditoria interna correspondente;
IV - proporcionar amplo acesso a dados e informações, para a elaboração de relatórios e expedientes pela Unidade de Auditoria Interna respectiva e ou pelo órgão técnico do Sistema;
V - manter registros atualizados dos responsáveis por suprimentos de fundos e regime especial, dos prazos de aplicação e de comprovação, examinando a utilização dos recursos e emitindo parecer conclusivo sobre a sua aplicação;
VI - manter atualizados o controle dos atos de delegação de competência para autorização e ordenação de despesas e a relação dos responsáveis por bens e valores, no âmbito do respectivo órgão ou entidade;
VII - cumprir e fazer cumprir, no âmbito de atuação do respectivo órgão ou entidade, as diretrizes, normas e procedimentos estabelecidos pelos órgãos central e técnico do Sistema de Controle Interno;
VIII - responder perante o órgão técnico do Sistema de Controle Interno e a Unidade de Auditoria Interna do seu órgão ou entidade:
a) pela emissão das notas de empenho e de anulação de empenho, de autorizações e ordens de pagamento;
b) pelo registro, acompanhamento e controle das dotações alocadas no orçamento, os créditos e reservas orçamentárias e dos restos a pagar;
c) pela instrução dos processos de despesa e pela juntada de documentos e decisões, à medida que os procedimentos se sucedem;
d) pelo controle e registro de receitas e emissão de guias de recolhimento.
Art. 19. As Unidades Setoriais e Seccionais estão sujeitas aos exames, monitoramentos, fiscalizações, avaliações, ações preventivas e demais atividades do Sistema de Controle Interno, exercido pelo órgão técnico ou pela respectiva Unidade de Auditoria Interna, sem prejuízo da subordinação hierárquica ao órgão ou entidade que integram.
CAPÍTULO V
DA DOCUMENTAÇÃO
Art. 20. Para o exercício das atividades do Sistema de Controle Interno, os documentos referentes à execução da despesa serão autuados em processo administrativo aberto pelo órgão ou entidade responsável pelo pagamento.
§ 1º Aplicam-se aos processos de licitação, dispensa ou inexigibilidade, no que couber, as disposições relativas a instrução, tramitação, desarquivamento, movimentação, juntada de folhas e documentos, desentranhamento e devolução de documentos, bem como chamada de interessados para esclarecimentos.
§ 2º O desentranhamento de documentos será feito mediante termo lavrado pelo agente responsável pela ação, devendo a cópia reprográfica do original permanecer nos autos do processo.
Art. 21. O processo será encaminhado à unidade incumbida do acompanhamento, execução e liquidação da despesa, após assinado o contrato ou instrumento similar, até recebimento definitivo do objeto, e disponibilizado para exame e controle da Unidade de Auditoria Interna respectiva ou agentes do órgão técnico.
§ 1º Durante a execução do objeto contratual serão juntados ao processo os documentos relacionados à liquidação e ao pagamento da despesa.
§ 2º Quando uma mesma licitação envolver aquisição ou contratação que resulta em mais de um contratado ou fornecedor, serão abertos tantos processos quantos sejam esses prestadores de serviço ou fornecedores, para instrução das fases de empenho, contratação, liquidação e pagamentos da despesa específicos.
§ 3º O processo aberto nos termos do parágrafo anterior será iniciado com o termo de abertura, do qual constarão os dados essenciais que estabelecem a vinculação ao processo da licitação que lhe deu origem.
Art. 22. Os documentos anexados aos processos referentes a despesas serão numerados e incluídos por ordem cronológica do evento a que se referem e ou da sua inclusão, tão logo sejam produzidos ou recebidos pelo órgão ou entidade.
CAPÍTULO VI
RESPONSABILIDADES DOS AGENTES PÚBLICOS
Seção I
Das Penalidades Administrativas
Art. 23. Serão responsabilizados, administrativamente, com base nas disposições do Decreto nº 7.881 de 2 de agosto de 1994, os agentes públicos, pela não-observância das normas legais na prática de atos e eventos relacionados à realização, correção e comprovação de despesa pública, com ênfase nos casos de:
I - falta de zelo na guarda e organização dos processos de despesa;
II - registro de conformidade diária ou mensal sem a correspondente comprovação documental;
III - pagamento de despesa sem prévio empenho ou da efetiva liquidação;
IV - concessão de diárias e suprimento de fundos a servidor em alcance;
V - concessão de repasse financeiro a dirigente com prestação de contas em atraso ou insubsistentes;
VI - aceitação de propostas exorbitantes ou irrisórias para dispensa de licitação, contratações emergenciais ou diretas ou para definição de modalidade de licitação;
VII - atestação de recebimento de obra ou serviço inadequadamente realizado;
VIII - formulação de justificativas e pareceres que importem em adjudicação e contratação de obras, serviços e fornecimentos sem observância das exigências legais e em prejuízo ao serviço público;
IX - ausência de providências diante de irregularidades apontadas pela Auditoria-Geral do Estado ou por Unidade de Auditoria Interna;
X - evidências de fraudes documentais.
CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 24. A Auditoria-Geral do Estado, tendo em vista a necessidade de implantação gradual do Sistema de Controle Interno, conciliará o controle prévio, executado por meio das Unidades de Auditoria Interna, com a realização de inspeções ordinárias e extraordinárias aos órgãos e entidades não atendidas por essas unidades.
Parágrafo único. Periodicamente, serão efetuadas inspeções de caráter ordinário nas empresas públicas e sociedades de economia mista e, a qualquer tempo, em caráter extraordinário, a pedido de autoridade competente, por força do disposto no inciso II do art. 82 da Constituição Estadual.
Art. 25. Prestará contas, a serem submetidas aos órgãos e unidades do Sistema de Controle Interno, qualquer pessoa física ou entidade que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens e valores públicos, ou pelos quais o Estado, por meio de órgãos ou entidades do Poder Executivo, responda ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.
Art 26. Cada órgão ou entidade do Poder Executivo providenciará espaço físico adequado para implantação e funcionamento da Unidade de Auditoria Interna que atuará no acompanhamento e controle dos seus atos e processos.
Art. 27. O órgão central do Sistema de Controle Interno estabelecerá a forma de articulação dos órgãos e unidades que o integram com os demais órgãos, entidades e unidades dos sistemas estruturantes de que trata o Decreto nº 11.109, de 13 de fevereiro de 2003.
Parágrafo único. Os gestores das unidades e atividades dos sistemas estruturantes deverão apoiar e facilitar todas as ações dos agentes responsáveis pelas unidades do Sistema de Controle Interno.
Art. 28. A Auditoria-Geral do Estado poderá condicionar a utilização do Sistema de Administração Financeira - SIAFEM e a emissão do Certificado de Auditoria ao cumprimento de determinações e prazos estabelecidos na legislação.
Art. 29. A Auditoria-Geral do Estado terá acesso amplo e irrestrito aos sistemas informatizados, de utilização local ou geral, à disposição dos órgãos e entidades do Poder Executivo.
Art. 30. As disposições deste Decreto aplicam-se, no que couber, às unidades pertencentes aos outros Poderes integradas ao SIAFEM.
Art. 31. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande, 19 de novembro de 2003.
JOSÉ ORCÍRIO MIRANDA DOS SANTOS
Governador
PAULO ROBERTO DUARTE
Secretário de Estado de Coordenação-Geral do Governo
JOSÉ RICARDO PEREIRA CABRAL
Secretário de Estado de Receita e Controle
RONALDO DE SOUZA FRANCO
Secretário de Estado de Gestão Pública |