O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 89 da Constituição Estadual,
DECRETA:
Art. 1º Os documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das entidades estaduais em processo de extinção, de liquidação ou de transformação parcial ou total, concluído ou não, deverão ser recolhidos no Arquivo Público Estadual, observado o disposto neste Decreto.
§ 1º As entidades, antes de concluir o processo de extinção, liquidação ou transformação deverão providenciar a identificação, a classificação e a avaliação do acervo arquivístico, de acordo com as normas arquivísticas emanadas da legislação pertinente e em vigor.
§ 2º Os documentos de que trata este artigo são inalienáveis e imprescindíveis e não estão sujeitos a usucapião, conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 2º Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que alterar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público, social ou histórico.
Art. 3º Os processos de desestatização devem observar:
I - os documentos públicos de valor permanente serão recolhidos ao Arquivo Público Estadual;
II - os procedimentos para o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente são os previstos no Decreto n. 13.664, de 25 de junho de 2013;
III - os documentos públicos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das entidades mencionadas no art. 1º enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o atendimento às seguintes condições:
a) preservação e acesso aos documentos, conforme legislação e regulamentação aplicável;
b) fornecimento anual, ao Arquivo Público Estadual e às agências reguladoras, das informações cadastrais básicas;
c) observância às demais orientações emanadas das agências reguladoras no que tange à gestão de arquivos públicos pertinentes a sua atividade-fim.
Art. 4º Para os efeitos deste Decreto considera-se:
I - Documento público de valor permanente: documento que deve ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e informativo, estabelecido em tabela de temporalidade elaborada pelas entidades mencionadas no art. 1º;
II - Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação, ao uso e ao arquivamento de documentos;
III - Preservação de documentos: tratamento de documentos que permita a prevenção da deterioração física dos documentos, com vistas à recuperação da informação.
Art. 5º As pessoas jurídicas, detentoras de documentos públicos, referidas no art. 1º deste Decreto, devem garantir a sua preservação e acesso, proceder à identificação, classificação e avaliação do acervo, e recolher os documentos públicos de valor permanente ao Arquivo Público Estadual.
Art. 6º Com fundamento no art. 10 da Lei Federal n. 8.159/1991, o disposto neste Decreto aplica-se, também, às pessoas jurídicas de direito privado, detentoras de documentos públicos de valor permanente inalienáveis e imprescindíveis, por sucederem empresas públicas em decorrência de licitação, ainda que os respectivos editais não hajam incluído cláusula específica sobre a destinação daqueles documentos.
Art. 7º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
CAMPO GRANDE-MS, 4 DE FEVEREIRO DE 2014.
ANDRÉ PUCCINELLI
Governador do Estado
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