O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atribuição que lhe confere o art. 7° do Decreto-Lei n° 1, de 1° de janeiro de 1979,
DECRETA:
Seção I
Da autuação
Art. 1º O documento recebido por órgão de comunicações administrativas se constitui em processo pela autuação.
Parágrafo único. Os documentos que se refiram a fatos ou efeitos de trato e solução imediatos, que pela sua natureza dispensam a autuação, serão anotados para efeito de controle.
Art. 2º No caso de recebimento dos documentos será entregue ao interessado cartão de andamento de processo.
Art. 3º Ao ser recebido o documento, verificar-se-á a existência de anexos ou peças integrantes, quando citados.
Art. 4º Serão indicados, no canto superior direito da primeira folha do documento, a Secretaria ou órgão diretamente subordinado ao Governador do Estado, a unidade orgânica responsável pela autuação, o número do processo e a data da autuação.
Art. 5º Na numeração dos processos, cada Secretaria ou órgão diretamente subordinado ao Governador do Estado usará série própria e seqüencial, renovada anualmente.
§ 1º A numeração prevista neste artigo é imutável, mesmo que o processo tramite em outros órgãos da Administração estadual que não aquele que lhe deu origem.
§ 2º Ocorrendo a descentralização das atividades de protocolo, o ato que a determinar estabelecerá as faixas numéricas a serem usadas pelos órgãos que devam manter protocolo próprio.
Art. 6º Constituído o processo, as folhas nele inseridas serão numeradas e autenticadas, de modo a que se sucedam em ordem cronológica.
§ 1º As folhas de continuação do processo serão autenticadas no canto superior direito, mediante carimbo, com indicação do número do processo e da folha além da rubrica do servidor que fizer a juntada da folha.
§ 2º Para efeito de numeração das folhas, considera-se a capa do processo como a primeira.
§ 3º Quando o número de peças o exigir, o processo poderá ser dividido em volumes, com termos de encerramento e abertura, comunicando-se o fato ao órgão responsável pela autuação.
Art. 7º Efetuada a autuação verificar-se-á, antes de ser dado andamento, se existe processo antecedente (mesmo interessado, mesmo assunto) arquivado ou não, informando a ocorrência no corpo do processo, especialmente no caso de suspensão ou perempção.
Seção II
Da juntada e anexação
Art. 8º Juntada e o ato pelo qual se insere, a um processo, definitivamente, peça que, por sua natureza, dele deva fazer parte integrante.
§ 1º A peça juntada será colocada após a última folha de continuação e numerada segundo a ordem seqüencial existente no processo.
§ 2º A juntada de peça será indicada no corpo do processo, mencionando-se, ainda, o respectivo numero de folhas.
§ 3º Quando se tratar de processo antecedente a ser juntado, deverá ser retirada a capa e numeradas as respectivas folhas de acordo com o § 1º deste artigo.
Art. 9º Anexação e o ato pelo qual se insere em processo documento avulso ou outro processo que, por sua natureza, dele não deva fazer parte integrante mas que seja necessário a seu estudo e apreciação.
§ 1º A peça anexada será colocada depois da última folha do processo, dele separada por uma folha com a indicação "Anexos".
§ 2º Quando o volume da peça anexada a exigir, será utilizada capa de documento.
§ 3º Cada peça anexada, numerada em algarismo romano, terá o número do processo em que foi incluída e a rubrica do servidor que efetuou a anexação.
§ 4º Quando a peça anexada contiver mais de uma folha, todas elas conterão também o número da peça e o do processo, bem como a rubrica do funcionário que efetuou a anexação.
§ 5º A anexação será indicada no corpo do processo, mencionando-se a natureza do documento, seu respectivo número e o total de folhas de cada peça anexada.
§ 6º A retirada da peça anexada será indicada no processo, devendo constar recibo passado pelo interessado.
Art. 10. A juntada e a anexação poderão ser efetuadas na autuação ou em fase posterior.
Seção III
Do registro, classificação e distribuição
Art. 11. O registro de entrada do processo será em fichas destinadas aos catálogos numérico-cronológico (dados essenciais do processo) e alfabético para nome ou procedência (indicações remissivas).
Art. 12. O registro do andamento do processo será lançado na ficha do catalogo numérico-cronológico.
Art. 13. Além dos catálogos citados no art. 11, poderá ser elaborado catálogo alfabético de assunto, em cujas fichas constarão o título do assunto e o número do processo, bem como catálogo numérico de referência ao número de procedência do documento.
Art. 14. Recebido, registrado e classificado o processo, nele será lançado o encaminhamento e feita a distribuição, mediante guia de remessa ou folha em branco carimbada.
Parágrafo único. Os documentos de que trata o parágrafo único, do art. 1º, deste Decreto, constarão da guia de remessa pela anotação de controle.
Seção IV
Da celeridade na tramitação dos documentos
Art. 15. Quanto à celeridade na tramitação, os documentos serão classificados em urgentes e urgentíssimos.
§ 1º O grau urgente será conferido aos documentos que requeiram, na sua tramitação ou para seu trato ou solução, celeridade maior que a rotineira.
§ 2º O grau urgentíssimo só poderá ser conferido aos documentos que devam ser examinados ou decididos com absoluta prioridade em relação aos demais em tramitação.
§ 3º O expediente relativo a Mandado de Segurança será sempre identificado como urgentíssimo, sujeito a prazo judicial.
Art. 16. Só poderão opor a classificação "Urgentíssimo" os dirigentes de órgãos até o nível de Superintendência e Diretoria-Geral.
Art. 17. A classificação "Urgente" somente poderá ser aposta por dirigentes de órgãos até o nível de Departamento.
Art. 18. Os graus instituídos nesta Seção serão apostos mediante carimbo, facultado o uso de etiqueta ou de outro meio similar.
Seção V
Dos documentos sigilosos
Art. 19. Os documentos sigilosos serão classificados como secretos, confidenciais ou reservados, segundo a extensão do âmbito de sua divulgação.
Art. 20. "Secreto" é o documento cujo trato requeira alto índice de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos diretamente ligados a seu estudo ou manuseio.
Parágrafo único. Só poderão apor a classificação de "Secreto" o Governador do Estado, os Secretários de Estado, os Procuradores do Estado e da Justiça, os Chefes dos Gabinetes Civil e Militar e os Comandantes das Corporações Militares estaduais.
Art. 21. "Confidencial" é o documento que, embora não requeira alto índice de segurança, é suscetível de ensejar prejuízos a terceiros ou embaraços à atividade administrativa, se tratado ou conhecido por agente público não autorizado.
Parágrafo único. A classificação "Confidencial" poderá ser aposta por autoridades até o nível de Departamento.
Art. 22. "Reservado" é o documento que trate de assunto que deva ser de conhecimento geral mas que, até a sua efetiva divulgação, requeira tratamento confidencial.
Art. 23. As autoridades citadas nos parágrafos únicos dos artigos 20 e 21 poderão credenciar servidores que, por força de suas atribuições, possam tomar conhecimento dos assuntos sigilosos.
Art. 24. A autoridade responsável pela classificação inicial ou autoridade mais elevada poderá alterar ou cancelar a referida classificação, através de anotação no documento ou por meio de ofício dirigido ao responsável pela posse ou guarda do documento.
Art. 25. Os documentos secretos, confidenciais ou reservados só poderão ser reproduzidos mediante expressa permissão da autoridade que os classificou ou de autoridade superior.
Art. 26. O acesso a arquivo ou a registros referentes a documentos sigilosos somente será permitido a elementos credenciados pelas autoridades competentes para conferir o grau.
Parágrafo único. Quando, em razão de ofício, a autoridade ou servidor credenciado abrir documento secreto ou confidencial deverá, em seguida ao conhecimento da matéria, fechá-lo, lacrando-o e apondo a respectiva rubrica para salvaguarda da reserva.
Art. 27. No caso de o processo de tramitação comum ser considerado "reservado" em determinada fase, deverão as autoridades responsáveis pelo andamento informar aos órgãos de comunicações administrativas a sua classificação, bem como a carga que porventura o processo venha a ter.
Art. 28. As classificações estabelecidas nesta Seção serão identificadas mediante carimbo, etiqueta ou outro meio similar.
Seção VI
Do arquivamento
Art. 29. Os documentos serão arquivados mediante despacho de dirigentes de órgãos ou servidores credenciados.
Art. 30. Os processos serão arquivados na unidade administrativa em que forem autuados, à exceção daqueles referentes a servidor, cuja guarda ficará a cargo da unidade de arquivo do órgão ou entidade a que corresponder, em determinado momento, a lotação do interessado.
Parágrafo único. Os processos regidos por legislação específica serão arquivados na forma estabelecida pela mesma.
Art. 31. Em todas as unidades de arquivo proceder-se-á, periodicamente, à avaliação de documentos, por junta técnica especializada, visando determinar o valor do acervo documental, em relação à guarda permanente, transitória ou eventual.
§ 1º Documentos permanentes ou de guarda permanente são aqueles cuja retenção deve ser definitiva, em razão de comprovarem direitos do Estado ou de terceiros, estabelecerem precedentes ou possuírem valor informativo relevante para a Administração ou por sua natureza histórica.
§ 2º Documentos transitórios são aqueles cuja guarda é de interesse temporário para a Administração.
§ 3º Documentos eventuais são os de interesse passageiro, sem valor de guarda temporária ou definitiva.
Art. 32. A junta técnica citada no art. 31 constituir-se-á por:
I - representante da unidade responsável pelo arquivamento dos documentos a serem avaliados;
II - representante do órgão setorial ou unidade seccional do Sistema de Documentação, em cuja Secretaria, órgão da Governadoria do Estado ou Autarquia, esteja contida a unidade citada no inciso anterior;
III - representante da Superintendência de Patrimônio e Documentação, órgão de apoio técnico do Sistema de Documentação de que trata o Decreto nº 38, de 1° de janeiro de 1979.
Art. 33. Em decorrência da avaliação determinada no art. 31, serão estabelecidos os prazos de retenção, em tabelas de temporabilidade, aplicáveis, de futuro, a documentos da mesma espécie.
Parágrafo único. Fixados os prazos de retenção dos documentos, deverá ser ouvida a Secretaria de Administração, através da Superintendência de Patrimônio e Documentação, para fins de exame a aprovação da tabela.
Art. 34. Efetuada a avaliação, os documentos de valor permanente, mas de uso não corrente, terão sua preservação assegurada mediante recolhimento a dependências da Superintendência de Patrimônio e Documentação.
Art. 35. Declarada a caducidade dos documentos, serão eles eliminados, após elaboração de termo específico.
Art. 36. Os órgãos da Administração poderão destinar os documentos descartáveis, identificados de acordo com a tabela de que trata o art. 33 deste Decreto, a instituições assistenciais, sem fins lucrativos, interessadas no aproveitamento desse material, ressalvados aqueles considerados sigilosos.
Seção VII
Das disposições gerais
Art. 37. As requisições de processo serão feitas por dirigentes de órgãos até o nível de Departamento ou por sua delegação, mediante formulário próprio.
Art. 38. A assinatura aposta por servidores em processo será identificada datilograficamente, mediante carimbo ou em letra de imprensa, com nome, cargo e matrícula do signatário.
Art. 39. O arquivamento e a requisição de documento considerado sigiloso serão realizados a critério das autoridades mencionadas no parágrafo único do art. 20 deste Decreto.
Art. 40. A padronização dos carimbos, etiquetas e impressos mencionados neste Decreto ficarão a cargo da Secretaria de Administração.
Art. 41. Caberá a Secretaria de Administração zelar pelo cumprimento das normas estabelecidas neste Decreto, fixar normas e procedimentos que visem a operacionalizar as atividades de comunicações administrativas nos órgãos da Administração Pública estadual.
Art. 42. Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Campo Grande, 1° de janeiro de 1979.
HARRY AMORIM COSTA |