O SECRETÁRIO DE ESTADO DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições legais e com fulcro no Decreto n. 10.278, de 18 de março de 2020, e no art. 93 da Constituição Estadual,
RESOLVE:
Art. 1º Implantar o Prontuário Virtual do Estudante da Educação Básica (PROVIE) na Rede Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul - REE/MS.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º O PROVIE consiste na digitalização e armazenamento eletrônico dos documentos escolares dos estudantes matriculados nas unidades escolares da REE/MS, com a finalidade de garantir segurança jurídica, economia e sustentabilidade ao processo.
§ 1º Entende-se por digitalização o processo da conversão de documento físico em formato digital, armazenando-o em sistema eletrônico para facilitar sua recuperação, compartilhamento e utilização.
§ 2º Os documentos escolares digitalizados deverão ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, assegurando a fidedignidade, confiabilidade, integridade, autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digitalizado, utilizando-se de certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria.
§ 3º O documento em formato digital deve garantir a identificação de sua autoria, a validade, o armazenamento em longo prazo, a preservação e o acesso, com indexação que possibilite a localização precisa e permita a posterior verificação da regularidade das etapas do processo de vida escolar dos estudantes.
§ 4º O documento digitalizado no PROVIE com a devida certificação digital, terá valor legal, para fins de direito, equivalente ao documento físico que lhe deu origem.
§ 5º Os documentos digitalizados, contidos no PROVIE e suas respectivas reproduções, são dotados de fé pública.
§ 6º Os servidores responsáveis pelo processo de digitalização e deferimento dos documentos dos estudantes, que comporão o PROVIE, serão identificados mediante assinatura eletrônica qualificada conforme padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
Art. 3º O PROVIE será composto por arquivo ativo e passivo, assim definidos:
I - arquivo ativo - trata-se da documentação escolar dos estudantes matriculados e em curso na REE/MS;
II - arquivo passivo - constituído de documentos da trajetória escolar de estudantes que já concluíram ou interromperam seus estudos na REE/MS.
Seção I
Do PROVIE Ativo
Art. 4º O PROVIE ativo, que se refere à documentação de vida escolar de estudantes, constituída a partir da sua matrícula na REE/MS e que estejam em curso, obedecerá o seguinte fluxo:
I - a apresentação, assim como a digitalização dos documentos dos estudantes para a matrícula na REE/MS, atenderá o disposto em legislação específica;
II - a unidade escolar, após verificação dos documentos que integrarão o PROVIE, deverá organizá-los e torná-los digitais, para posterior deferimento da matrícula pela Direção Escolar;
III – após o deferimento pela Direção Escolar, o servidor responsável pela inspeção escolar verificará se os documentos contidos no PROVIE estão em conformidade com a legislação específica, sendo que:
a) se constatada a incompatibilidade, o servidor responsável pela inspeção escolar deverá adotar os procedimentos necessários, conforme estabelecido na Resolução que dispõe sobre o Regime Escolar do Ensino Fundamental e do Ensino Médio nas unidades escolares da Rede Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul;
b) se persistir a situação, o servidor responsável pela inspeção escolar deve comunicar o fato, por meio de relatório, à chefia imediata, para devidas providências.
Seção II
Do PROVIE Passivo
Art. 5º No PROVIE passivo serão armazenados os documentos de estudantes que não mais fazem parte da unidade escolar, por já terem concluído ou interrompido seus estudos na REE/MS.
Art. 6º Para a organização do PROVIE passivo, a unidade escolar deverá:
I - selecionar os documentos que serão digitalizados em conformidade com a relação de documentos dispostos no art. 7º;
II - compatibilizar a relação dos estudantes com a Ata de Resultados Finais do ano correspondente;
III - digitalizar a Ata de Resultado Final, objetivando facilitar a expedição de Transferência/Histórico Escolar, de estudante passivo.
Art. 7º O PROVIE passivo deverá conter os seguintes documentos virtualizados:
I - Requerimento de Matrícula;
II - Cópia da Certidão de Nascimento, de Casamento e/ou RG;
III - Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF);
IV - Guia de Transferência e/ou Histórico Escolar;
V - Certificado de Eliminação Parcial;
VI - Portarias, se for o caso;
VII- Documentos do estudante estrangeiro, quando for o caso;
VIII - Diplomas e ou Certificados de conclusão de cursos.
Parágrafo único. Compete à Direção Escolar, após a digitalização dos documentos constantes dos incisos do art. 7º, atestar por meio de assinatura eletrônica qualificada, conforme padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, todo procedimento efetuado.
CAPÍTULO II
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 8º Compete à unidade escolar, sob a responsabilidade da Direção Escolar, a inserção, guarda e manutenção do acervo digitalizado no PROVIE, tanto do arquivo ativo, quanto do passivo.
Art. 9º Quando ocorrer o encerramento das atividades de uma unidade escolar, caberá à Secretaria de Estado de Educação integrar o acervo da unidade, virtualizado e ou físico, conforme o caso, a outra unidade da REE/MS, por meio de ato próprio.
§ 1º Compete à Direção da unidade escolar recipiendária zelar pelo arquivamento dos documentos escolares dos estudantes, expedir vias dos documentos, quando solicitado, em conformidade com as informações dos arquivos e assegurar os atos legais de autorização dos cursos e etapas do acervo integrado.
§ 2º Os documentos escolares integrados devem conter dados, informações e títulos comprobatórios da identidade e vida escolar dos estudantes e dos atos escolares que legitimam a ocorrência do processo de ensino e aprendizagem.
Art. 10. A guarda e o descarte dos documentos escolares físicos e os do PROVIE, ativo e passivo, será de acordo com a Tabela da Temporalidade, conforme legislação específica.
Art. 11. A Superintendência de Informação e Tecnologia – SITEC, em parceria com a Coordenadoria de Informação Educacional – COINED, expedirá instruções complementares para o cumprimento da implantação do PROVIE no Sistema de Gestão de Dados Escolares - SGDE.
Art. 12. As unidades escolares terão o prazo de 6 (seis) meses, a partir da data de publicação desta Resolução, para efetuar a digitalização e inclusão dos documentos escolares dos estudantes do arquivo ativo de 2024 no PROVIE.
Parágrafo único. A partir de 2025, todos os documentos escolares exigidos para a matrícula, conforme norma específica, deverão ser digitalizados no PROVIE.
Art. 13. O serviço de inspeção escolar deverá verificar se a documentação no PROVIE atende às normas estabelecidas pelo órgão competente.
Parágrafo único. Se ocorrer alguma irregularidade na documentação do estudante, o serviço de inspeção emitirá orientações e providências registradas em Termo de Visita.
Art. 14. Os casos omissos serão submetidos à apreciação da Secretaria de Estado de Educação.
Art. 15. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
CAMPO GRANDE/MS, 3 DE JANEIRO DE 2025.
HELIO QUEIROZ DAHER
Secretário de Estado de Educação |