| RESOLUÇÃO CONJUNTA SEGES/SERC N º 035/02, de 10 de outubro de 2002
Disciplina o procedimento para a celebração de convênios ou instrumentos similares no âmbito do Poder Executivo, e dá outras providências.
OS SECRETÁRIOS DE ESTADO DE GESTÃO DE PESSOAL E GASTOS E DE RECEITA E CONTROLE, no uso da competência que lhes conferem o art. 72 da Lei n º 2.152, de 26 de outubro de 2000, e;
Considerando que a Administração Pública direta e indireta de qualquer dos Poderes deverá obedecer aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência;
Considerando, ainda, a necessidade de disciplinar as normas do Decreto nº 10.902, de 22 de agosto de 2002;
RESOLVEM:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS
Art. 1º. A execução descentralizada de programa de trabalho, projeto, atividade ou evento de duração certa de competência de órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, que envolva a transferência de recursos financeiros oriundos do Estado de Mato Grosso do Sul, será efetivada mediante convênio nos termos desta Resolução Conjunta.
Art. 2º. Para fins desta Resolução Conjunta deverão ser consideradas as definições contidas no artigo 3º do Decreto nº 10.902, de 22 de agosto de 2002, quando da formalização de convênios ou instrumentos similares.
CAPÍTULO II
DOS REQUISITOS
PARA CELEBRAÇÃO
Art. 3º. A celebração de convênios ou instrumentos similares dependerá de cadastramento dos partícipes na Coordenadoria de Convênios – COVEN, após comprovada a situação de regularidade e de prévia aprovação pelo Conselho Estadual de Gestão Financeira – COGEF, do plano de trabalho proposto, contendo a descrição do objeto e a justificativa da proposição constante no Anexo I, que deverá ser acompanhada das seguintes informações:
I – cadastro do órgão ou entidade, do dirigente e do ordenador de despesa – Anexo II;
II - descrição das metas a serem atingidas, etapas e fases da execução, contendo data de início e término, bem como o plano de aplicação dos recursos financeiros a serem desembolsados pelo concedente e a contrapartida financeira do proponente, quando houver, para cada projeto ou evento, observada a legislação vigente – Anexo III;
III - cronograma de desembolso financeiro - Anexo IV;
IV - declaração do convenente de que não se encontra em situação de mora ou de inadimplência junto aos órgãos ou entidades da Administração Pública Estadual, exceto para as áreas de saúde, assistência social, educação ou atendimento em situação de calamidade pública – Anexo V;
V - certidão de registro de imóvel expedida por cartório, a fim de comprovação do exercício pleno de propriedade, quando o convênio tiver por objeto a execução de obras ou benfeitorias;
VI - certidão de regularidade do proponente perante o fisco estadual;
VII - certidão de adimplência de prestação de contas de convênios anteriormente celebrados;
VIII - previsão de disponibilidade financeira que atenda a contrapartida, quando houver.
Art. 4º. Juntar-se-á ao plano de trabalho as especificações do bem a ser produzido ou adquirido e, no caso de obras ou serviços, o projeto básico, contendo os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado à obra ou serviço objeto do convênio, indicando os estudos técnicos preliminares que assegurem a viabilidade técnica e o devido tratamento de impacto ambiental do empreendimento, os custos, as fases ou etapas, e prazo de execução, em conformidade com as disposições contidas no inciso IX, do art. 6º, da Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993.
Art. 5º. O procedimento para firmar o termo de convênio será iniciado com a abertura de processo administrativo (piloto), devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo as disposições deste artigo, bem como documentos operacionais da execução orçamentária e financeira, seus respectivos termos aditivos, se houver, e demais documentos complementares, se necessário.
§ 1º Admitir-se-á, excepcionalmente, ao executor, propor a reformulação do plano de trabalho, que será previamente aprovado pela autoridade competente do órgão ou entidade concedente, vedada a mudança de objeto de acordo com o § 3º do artigo 2º do Decreto nº. 10.902, de 22 de agosto de 2002.
§ 2º A execução de convênio ou instrumento similar subordinar-se-á ao seu prévio cadastramento na Coordenadoria de Convênios – COVEN.
CAPÍTULO III
DO CADASTRAMENTO
Art. 6º O cadastramento previsto no art . 5º do Decreto n º 10.902, de 22 de agosto de 2002, deverá comprovar a sua situação de regularidade do convenente mediante:
I - apresentação de certidões de regularidade fornecida pela Secretaria de Estado de Receita e Controle - SERC, pela Procuradoria Geral do Estado - PGE e pelos respectivos órgãos federais, e municipais;
II - apresentação de certidão de inexistência de débito junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS, referentes aos três meses anteriores, ou Certidão Negativa de Débito – CND atualizada;
III - apresentação de Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal;
IV – a declaração de adimplência junto à Coordenadoria de Convênios- COVEN;
V – comprovação de que se encontra inscrito há mais de 30 (trinta) dias no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados – CADIN.
Parágrafo único. O convenente deverá apresentar, se for o caso, a comprovação de regularidade quanto ao pagamento das parcelas mensais relativas aos débitos renegociados.
Art. 7º Quando as declarações apresentadas pelo convenente datarem de mais de 30 (trinta) dias, exigir-se-á a sua substituição para celebração do convênio.
§ 1º Não se exigirá a comprovação de regularidade de que trata este artigo para a liberação de parcelas, durante a vigência do instrumento.
§ 2º Não se exigirá a comprovação de regularidade de que trata este artigo, para os aditamentos que objetivem a conclusão do objeto pactuado, desde que o prazo total não ultrapasse 12 (doze) meses.
Art. 8°. Quando se tratar de convênio plurianual que objetive a manutenção de programas, inclusive de natureza assistencial, será exigida a comprovação da situação de regularidade, no início de cada exercício financeiro, antecedendo a emissão de empenho, para o custeio das despesas daquele ano.
Parágrafo único. A situação de regularidade do convenente, para efeitos desta Resolução Conjunta, poderá ser comprovada mediante consulta a cadastro específico, que vier a ser instituído pelo Poder Executivo para esse fim.
CAPÍTULO IV
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Seção I
Da Prestação de Contas Final
Art. 9°. O convenente que receber recursos, inclusive de origem externa, na forma estabelecida pelo Decreto nº 10.902, de 22 de agosto de 2002, ficará sujeito a apresentação da prestação de contas final, do total dos recursos recebidos, anualmente ou ao encerramento do convênio, inclusive no caso de Termo Simplificado de Convênio ou instrumento similar – Anexo XII, instruído de Relatório de Cumprimento do Objeto – Anexo VI, acompanhado dos seguintes documentos:
I - relatório de execução físico-financeira – AnexoVII;
II - demonstrativo da execução da receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, bem como dos saldos – Anexo VIII;
III - relação de pagamentos efetuados– Anexo IX;
IV - relação dos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos recebidos – Anexo X;
V - extrato da conta bancária específica do período do recebimento, da primeira parcela até o último pagamento, quando for o caso;
VI - conciliação bancária – Anexo XI;
VII - cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia;
VIII - comprovante de devolução dos saldos financeiros remanescentes, se for o caso;
IX - processo licitatório completo, em original, conforme estabelecido no art. 38 da Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, ou justificativas para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente for órgão ou entidade da administração pública;
X - juntada de documentos comprobatórios da coleta de preços prevista no parágrafo único do artigo 26 do Decreto nº 10.902, de 22 de agosto de 2002, se for o caso;
XI - comunicação, através de qualquer expediente, da prorrogação mencionada no art. 7º, inciso V do Decreto nº 10.902, de 22 de agosto de 2002.
Art. 10. Quando se tratar de recursos das fontes 00 e 40, movimentados pela conta única, junto ao Tesouro do Estado, será dispensada a apresentação dos documentos constantes nos incisos V e VI do artigo anterior.
Art. 11. Os saldos não aplicados, recolhidos em outro exercício, serão creditados na conta originária do recurso liberado pelo concedente, mediante emissão de documento próprio.
Art. 12. A contrapartida financeira será demonstrada no Relatório de Execução Físico-Financeira, bem como na prestação de contas.
§1º A prestação de contas final será apresentada ao concedente até 30 (trinta) dias após o vencimento do prazo previsto para aplicação da última parcela transferida, ou para o cumprimento total das obrigações pactuadas.
§ 2º O procedimento para a prestação de contas final e parcial do convênio será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo as disposições deste artigo, bem como todos os documentos comprobatórios das despesas relacionados no Anexo IX.
§ 3º O processo de prestação de contas será apensado ao processo piloto, referido no artigo 5º desta Resolução Conjunta.
Art.13. Compete ao órgão ou entidade concedente decidir sobre a regularidade ou não, da aplicação dos recursos transferidos.
Art.14. As despesas provenientes dos recursos dos convênios ou instrumentos similares, do resultado da aplicação financeira e da contrapartida, só poderão ser comprovadas mediante apresentação das primeiras vias originais dos documentos fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do convenente executor, devidamente identificados com o número do convênio ou instrumento similar.
§ 1º Não serão aceitas notas fiscais emitidas após o prazo de validade, bem como comprovantes de despesas de aquisições de mercadorias e bens, ou de utilização de serviços abrangidos pela competência tributária estadual.
§ 2º Após a aprovação da prestação de contas ou da tomada de contas pelo Tribunal de Contas do Estado, os documentos referidos neste artigo deverão ser mantidos em arquivo, em boa ordem e à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de 5 (cinco) anos.
Art. 15. Recebida a prestação de contas parcial ou final, o Setor de Tomada de Contas ou equivalente, da unidade concedente, determinará imediatamente à unidade de contabilidade analítica do órgão, o registro do recebimento da prestação de contas no Cadastro de Convênios da COVEN.
Parágrafo único. A não efetivação do referido registro, após 30 (trinta) dias do final da vigência, acarretará no lançamento automático do convenente como inadimplente.
Art. 16. Fica estabelecido o prazo de 55 (cinqüenta e cinco) dias, a partir da data do recebimento da prestação de contas final, para que o setor de Tomada de Contas ou equivalente da unidade concedente verifique a correta e regular aplicação dos recursos do convênio, devendo emitir relatório final, sobre a aprovação ou não da prestação de contas apresentada.
§ 1º Com base no parecer e no prazo de 5 (cinco) dias, não havendo a aprovação da prestação de contas final ou parcial, por constatação de irregularidade ou inadimplemento na sua apresentação, o ordenador de despesas determinará o registro do fato no Cadastro de Convênios da COVEN, como inadimplente, notificando o convenente e concedendo-lhe o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sanar irregularidade ou cumprir a obrigação.
§ 2º Transcorrido o prazo constante no parágrafo anterior e sanadas as irregularidades ou cumpridas as obrigações, o setor de Tomada de Contas ou equivalente da unidade concedente emitirá relatório conclusivo sobre sua aprovação, no prazo máximo de 10 (dez) dias.
§ 3º O relatório conclusivo deverá ser encaminhado ao ordenador de despesas para a imediata aprovação da prestação de contas e a sua homologação, que deverá ser anexada ao processo e registrada pela unidade de contabilidade analítica do órgão no Cadastro de Convênios da COVEN, retirando o registro de inadimplência.
Art. 17. Decorrido o prazo estabelecido no § 1º do artigo anterior, se o convenente não tomar nenhuma providência, ou se as justificativas apresentadas forem infundadas, o ordenador procederá à instauração de tomada de contas especial, nas hipóteses previstas no artigo 22 desta Resolução Conjunta.
Parágrafo único. A unidade responsável pela revisão e tomada de contas do órgão ou entidade concedente, após o exame prévio da prestação de contas e aprovação pelo ordenador de despesas, encaminhará imediatamente à Auditoria Geral do Estado a documentação examinada, a qual registrará o seu recebimento no Cadastro de Convênios da COVEN.
Art. 18. A Auditoria-Geral do Estado após o resultado da sua análise e emissão de relatório, procederá da seguinte forma:
I - constatada a irregularidade formal, emitirá o respectivo Certificado de Auditoria, que será registrado no Cadastro de Convênios da COVEN e posteriormente encaminhado ao órgão de origem, para que este, após conhecimento, remeta ao Tribunal de Contas do Estado, obrigando-se, ainda, a efetuar o registro correspondente no sistema;
II - constatado desvio de finalidade, atos atentatórios aos princípios fundamentais da Administração Pública ou a não observância do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas, devolverá a prestação de contas ao órgão concedente, para que no prazo máximo de 20 (vinte) dias, tome as providências necessárias apontadas no relatório, retornando à Auditoria Geral, que apreciará as medidas adotadas, bem como a documentação apresentada e:
a) somente se cumpridas as exigências contidas no relatório referido neste artigo, a Auditoria emitirá Certificado, registrando a regularidade da prestação de contas no Cadastro de Convênios da COVEN e encaminhará ao Tribunal de Contas do Estado;
b) se não cumpridas as exigências apontadas no relatório referido neste artigo, a Auditoria emitirá Certificado registrando a inadimplência do Convenente no Cadastro de Convênios da COVEN, e encaminhará ao Tribunal de Contas do Estado.
Parágrafo único. A retirada do registro de inadimplência pela Auditoria Geral, dependerá da decisão final do Tribunal de Contas e publicada no Diário Oficial.
Seção II
Da Prestação de Contas Parcial
Art. 19. A prestação de contas parcial será apresentada a cada uma das parcelas de recursos liberados, instruída dos documentos especificados nos itens I ao XI, do mesmo art 9º desta Resolução Conjunta.
§ 1º O convenente fica dispensado de juntar à prestação de contas parcial os documentos especificados nos incisos VII ao XI do art. 9º, desde que já tenham constado na prestação de contas de parcelas recebidas.
§ 2º A última parcela originará a Prestação de Contas Final, e será instruída com todos os documentos especificados no caput deste artigo, e na existência de saldo do convênio, de contrapartida e de rendimentos da aplicação financeira, a prova do seu recolhimento ao Tesouro do Estado.
Art. 20. A Unidade de Contabilidade Analítica registrará no Cadastro de Convênios da COVEN, o resultado da análise da prestação de contas parcial, com base no parecer emitido pelo Setor de Tomada de Contas ou equivalente da unidade concedente.
Art. 21. Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação da prestação de contas parcial, o ordenador de despesa suspenderá imediatamente a liberação das parcelas restantes, notificando o convenente para no prazo máximo de 30 (trinta) dias, sanar as irregularidades ou cumprir a obrigação.
§ 1° Esgotado o prazo da notificação, sem que o convenente regularize a situação, o ordenador de despesa determinará a instauração da Tomada de Conta Especial, consequentemente devendo registrar a inadimplência no Cadastro de Convênios da COVEN e comunicando o fato a Auditoria-Geral do Estado.
§ 2° Após a apresentação da última parcela, observado os prazos estabelecidos no artigo 16 e efetivada a devida homologação, os processos de prestações de contas parciais serão apensados ao processo piloto, referido no artigo 5° desta Resolução Conjunta e, posteriormente encaminhado à Auditoria-Geral do Estado.
Seção III
Da Tomada de Conta Especial
Art. 22. Instaurar-se-á Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e avaliação dos danos, pelos órgãos de contabilidade analítica do concedente, por solicitação do ordenador de despesas ou, na sua omissão, por determinação da Auditoria-Geral do Estado ou Tribunal de Contas do Estado, quando:
I - não for apresentada a prestação de contas no prazo de até trinta dias concedido em notificação pelo concedente;
II - não for aprovada a prestação de contas, mesmo após as justificativas apresentadas pelo convenente em conseqüência da não execução total do objeto pactuado, em decorrência de:
a) não atendimento parcial dos objetivos;
b) desvio de finalidade;
c) impugnação de despesas;
d) não cumprimento dos recursos da contrapartida;
e) não aplicação dos recursos conforme o artigo 19 do Decreto 10.902, de 22 de agosto de 2002.
III - ocorrer qualquer outro fato do qual resulte prejuízo ao erário.
Parágrafo único - Instaurada a Tomada de Contas Especial, o órgão de contabilidade analítica registrará no sistema a inadimplência do órgão ou entidade convenente.
Art. 23. Somente será dada a baixa do registro de inadimplência quando a prestação de contas for aprovada ou o valor integral do débito imputado for recolhido, acrescido de correção monetária e juros de mora, bem como as justificativas e as alegações de defesa julgadas necessárias.
Art. 24. O resultado da Tomada de Contas será juntado ao processo que deu origem a celebração do convênio ou termo similar, devendo ser encaminhado à Auditoria-Geral do Estado, para que adote as providências necessárias.
Art. 25. Recebido o processo, a Auditoria-Geral do Estado, deverá priorizar a sua análise, e a conseqüente emissão do certificado correspondente, em vista da apuração dos fatos constantes da Tomada de Conta Especial e posterior encaminhamento ao Tribunal de Contas do Estado, mantendo-se o registro de inadimplência.
§ 1º No processo referido neste artigo deverá constar na sua capa a seguinte expressão: TOMADA DE CONTAS ESPECIAL.
§ 2º No caso de Certificação da Auditoria-Geral em que haja ressalva na prestação de contas ou até mesmo impugnação de despesa, o Setor de Tomada de Contas ou equivalente da unidade concedente registrará a inadimplência na COVEN.
§ 3 º A retirada do registro de inadimplência dependerá da decisão final do Tribunal de Contas, publicada no Diário Oficial do Estado.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 26. A formalização do Convênio poderá ser feita mediante Termo Simplificado, Anexo XII, quando o valor da transferência for igual ou inferior a 1000 (mil) UFERMS à época da concessão e o convenente for órgão ou entidade da Administração Pública Estadual.
Art. 27. A liberação dos recursos para os convênios ou instrumentos similares, dependerá da publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado e da conferência do processo piloto pela COVEN.
Parágrafo único. Após a publicação do extrato, o processo piloto deverá ser imediatamente remetido à COVEN, que terá o prazo de 7 (sete) dias para a conferência prevista no caput deste artigo.
Art. 28. Ficam aprovados os formulários que constituem os Anexos I a XII, desta Resolução Conjunta que deverão ser utilizados pelos convenentes para formalização de convênio ou instrumento similar e da respectiva prestação de contas.
Art. 29. Esta Resolução Conjunta entra em vigor em 14 de outubro de 2002.
Campo Grande, 10 de outubro de 2002
GILBERTO TADEU VICENTE
Secretário de Estado de Gestão de Pessoal e Gastos
PAULO ROBERTO DUARTE
Secretário de Estado de Receita e Controle
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