O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA, no uso de suas atribuições,
Considerando o disposto no Decreto nº 16.329, de 11 de dezembro de 2023, que instituiu o Comitê de Governança da Secretaria de Estado de Fazenda;
Considerando o disposto no Decreto nº 16.335, de 19 de dezembro de 2023, que dispõe sobre a política de governança e gestão estratégica da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional, nos termos que especifica, e dá outras providências,
R E S O L V E:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Fica instituído o Modelo de Governança da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul, com o objetivo de direcionar, monitorar e avaliar a gestão, bem como aumentar a sua capacidade de planejamento, execução, controle e ação corretiva, para a geração de resultados para a sociedade e para o Governo.
Art. 2º Para efeito desta Resolução entende-se como governança o conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade.
Art. 3º O Modelo de Governança da Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ) tem como base os mecanismos de liderança, estratégia e controle, definidos como:
I - liderança: compreende o conjunto de práticas de natureza humana ou comportamental, exercida nos principais cargos das organizações, para assegurar a existência das condições mínimas para o exercício da boa governança, quais sejam:
a) integridade;
b) competência;
c) responsabilidade;
d) motivação;
II - estratégia: compreende a definição de diretrizes, objetivos, planos e ações, além de critérios de priorização, gestão de riscos e de alinhamento entre unidades, organizações e partes interessadas, para que os serviços e os produtos de responsabilidade da organização alcancem o resultado pretendido;
III - controle: compreende os processos estruturados para mitigar os possíveis riscos, com vistas ao alcance dos objetivos institucionais e para garantir a execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das atividades da organização, com preservação da legalidade e da economicidade no dispêndio de recursos públicos.
Art. 4º O Modelo de Governança deve garantir o alinhamento entre a estratégia da SEFAZ/MS e as prioridades definidas no Plano Plurianual do Governo do Estado de Mato Grosso do Sul.
CAPÍTULO II
DA GOVERNANÇA
Art. 5º São princípios da Governança Pública:
I - capacidade de resposta;
II - integridade;
III - confiabilidade;
IV – prestação de contas (accountability) e responsabilidade;
V - transparência.
Art. 6º São diretrizes da Governança Pública adotadas pela SEFAZ:
I - direcionar ações para a busca de resultados para a sociedade, encontrando soluções tempestivas e inovadoras para lidar com a limitação de recursos e com as mudanças de prioridades;
II - promover a simplificação administrativa, a modernização da gestão pública e a integração dos serviços públicos, especialmente aqueles prestados por meio eletrônico;
III - monitorar o desempenho e avaliar a concepção, a implementação e os resultados das políticas e das ações prioritárias para assegurar que as diretrizes estratégicas sejam observadas e os objetivos alcançados;
IV – promover a ética e fazer incorporar padrões elevados de conduta pela alta administração para orientar o comportamento dos agentes públicos, em consonância com as funções e atribuições da SEFAZ;
V - implementar controles internos fundamentados na gestão de risco, que privilegiará ações estratégicas de prevenção antes de processos sancionadores;
VI - manter processo decisório orientado pelas evidências, pela conformidade legal, pela qualidade regulatória, pela desburocratização, pelo apoio à participação da sociedade e pelo alcance dos resultados definidos pela estratégia governamental;
VII - fortalecer a transparência e a prestação de contas à sociedade e promover a comunicação aberta, voluntária e transparente das atividades e dos resultados da organização, de maneira a fortalecer o acesso público à informação (accountability);
VIII - definir formalmente as funções, atribuições, competências e as responsabilidades das estruturas e da organização institucional.
Art. 7º O Modelo de Governança da SEFAZ deve conter as seguintes etapas:
I – avaliação: elaboração de um conjunto de diagnósticos quantitativos e qualitativos, que permitam identificar a situação geral e setorial da SEFAZ, sendo o primeiro passo para a construção e a revisão de estratégias e de políticas públicas, assim como para a avaliação das medidas voltadas para o controle, transparência, gestão de riscos e prestação de contas à sociedade;
II - direcionamento: construção ou revisão da estratégia da organização, cujos principais entregáveis são:
a) o mapa estratégico;
b) o conjunto de indicadores dos objetivos estratégicos e o portfólio de ações, projetos e melhoria de processos e serviços a serem executados para o alcance dos resultados esperados para o ciclo estratégico; e
c) o contrato de gestão firmado pelo Secretário de Estado de Fazenda.
III – monitoramento: conjunto de instrumentos e rotinas que registram os avanços dos indicadores estratégicos e das ações estratégicas da SEFAZ, considerando as seguintes dimensões:
a) operacional: acompanhamento de agentes da Coordenadoria de Modernização e Gestão Estratégica (CONEMAE) junto aos responsáveis pelo gerenciamento das ações e dos indicadores estratégicos, com o registro dos avanços mensalmente;
b) tático: reunião trimestral, com a participação dos gerentes das ações e dos indicadores e do Comitê de Governança da Secretaria de Estado de Fazenda (CGSEFAZ), para a apresentação de resultados, inclusive aqueles alcançados por meio das demais medidas de Governança do órgão;
c) estratégico: reunião semestral de resultados do Comitê de Governança da Secretaria de Estado de Fazenda para a avaliação quanto a possíveis revisões da estratégia institucional e das demais medidas de Governança do órgão.
Art. 8º O Macroprocesso de Gestão Estratégica na SEFAZ contempla a seguinte base técnica:
I – Gestão Estratégica, baseada nas metodologias de medição e de gestão de desempenho, denominadas Balanced Scorecard (BSC) e Objectives and Key Results (OKR);
II – Gestão de Projetos, baseada no conjunto de boas práticas das publicações do Project Management Institute (PMI);
III – Gestão de Processos, baseada nas técnicas de Business Process Management (BPM);
IV – Gestão de Riscos.
Parágrafo único. Outras metodologias e técnicas poderão ser empregadas visando uma melhor implementação e monitoramento da estratégia institucional.
Art. 9º A estrutura física, organizacional e gerencial da Gestão Estratégica é de responsabilidade da Coordenadoria de Modernização e Gestão Estratégica (CONEMAE).
§ 1º Compete à CONEMAE promover o gerenciamento integrado da estratégia da instituição por meio da Unidade de Gestão Estratégica, do Escritório de Projetos e do Escritório de Processos.
§ 2º A CONEMAE deverá realizar o alinhamento de todos os Programas e Projetos da SEFAZ, financiados com recursos do Estado ou por meio de linha de crédito, com as iniciativas definidas no Planejamento Estratégico, adotando as técnicas definidas no art. 8º desta Resolução.
CAPÍTULO III
DA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DO MODELO DE GOVERNANÇA DA SEFAZ
Seção I
Dos Componentes
Art. 10. A estrutura administrativa do Modelo de Governança da SEFAZ é integrada pelos seguintes componentes:
I – Comitê de Governança da SEFAZ;
II – Gabinete do Secretário de Estado de Fazenda;
III - Unidade de Gestão Estratégica e Planejamento da CONEMAE;
IV – Escritório de Projetos da CONEMAE;
V – Escritório de Processos da CONEMAE;
VI – Comitê de Ética da SEFAZ.
Seção II
Do Comitê de Governança da SEFAZ
Art. 11. O Comitê de Governança da Secretaria de Estado de Fazenda (CGSEFAZ), instituído pelo Decreto nº 16.329, de 2023, órgão permanente, de caráter consultivo, tem por finalidade assessorar o Secretário de Estado de Fazenda nas questões relativas à Governança Pública, a fim de nortear diretrizes e objetivos estratégicos, subsidiar a tomada de decisões fundamentadas em evidências técnicas e na gestão de riscos, acompanhar o ambiente ético e promover a transparência e a prestação de contas à sociedade.
Art. 12. O Comitê de Governança é integrado pelo Secretário de Estado de Fazenda, Secretário-Adjunto de Estado de Fazenda, pelos titulares das Superintendências da SEFAZ, pela Coordenadoria de Modernização e Gestão Estratégica e pela Coordenadoria de Incentivos Fiscais e Desenvolvimento Econômico.
§ 1º A presidência do Comitê será exercida pelo Secretário de Estado de Fazenda.
§ 2º Os suplentes serão designados pelo Secretário de Estado de Fazenda.
Art. 13. Compete ao Comitê de Governança:
I – acompanhar o ambiente ético, subsidiando os trabalhos do Comitê de Ética da SEFAZ;
II – tratar de temas relativos à transparência;
III – fortalecer a prestação de contas à sociedade;
IV – sugerir as diretrizes estratégicas da SEFAZ;
V - avaliar a imagem, da SEFAZ, projetada e/ou percebida pela sociedade e partes interessadas, deliberando pela revisão ou manutenção dos rumos estratégicos;
VI - harmonizar as ações entre estratégia, projetos e processos;
VII - avaliar e sugerir a continuidade de projetos e de processos;
VIII - acompanhar os indicadores de resultado com vistas a avaliar o cumprimento das metas;
IX – sugerir prioridades para o desenvolvimento de projetos, revisão de processos e a realização de investimentos de forma a alinhar as ações ao Planejamento Estratégico;
X - avaliar os relatórios de gestão e apresentar contribuições;
XI – zelar pela consolidação das rotinas relacionadas com o art. 7º desta Resolução;
XII - subsidiar a tomada de decisões fundamentadas em evidências técnicas e na gestão de riscos;
XIII – propor medidas, mecanismos e práticas organizacionais para o atendimento aos princípios e às diretrizes de governança pública.
Art. 14. Compete ao presidente do CGSEFAZ, sem prejuízo das atribuições previstas no art. 13 desta Resolução:
I - representar o Comitê de Governança quando este se pronunciar coletivamente;
II – convocar e coordenar as reuniões de avaliação estratégica, bem como definir as suas pautas;
III – decidir sobre a participação de servidores ou demais profissionais que não compõem o Comitê em suas reuniões ordinárias ou extraordinárias;
IV - apresentar aos demais integrantes do Comitê, no início das reuniões, os resultados da última reunião do Conselho de Governança de Mato Grosso do Sul, com as respectivas análises e recomendações;
V – acompanhar o cumprimento das ações corretivas ou complementares para garantir que a SEFAZ atinja seus objetivos estratégicos.
Art. 15. Compete aos integrantes do Comitê:
I – comparecer a todas as reuniões ordinárias e extraordinárias ou, no caso de impossibilidade, ser representado pelo suplente;
II – contribuir para disseminar a Gestão Estratégica em toda a instituição, em especial, em sua área de atuação;
III – conhecer o mapa estratégico da instituição e zelar para que cada um dos objetivos ali definidos seja atingido;
IV – auxiliar o presidente na elaboração da pauta das reuniões;
V – sugerir ao presidente a participação de servidores e profissionais nas reuniões ordinárias ou extraordinárias;
VI – sugerir as alterações necessárias para a melhoria do mapa estratégico, dos objetivos, dos indicadores e das iniciativas estratégicas;
VII – sugerir a melhoria das medidas relacionadas à ética no órgão, à gestão de riscos, à transparência e prestação de contas à sociedade;
VIII – alinhar as operações, os projetos e processos envolvendo a área que representa com a estratégia do órgão;
IX – colaborar e estimular seus liderados a contribuir com o compartilhamento de recursos humanos, materiais, lógicos e financeiros, para os avanços de ações relacionadas ao plano estratégico da SEFAZ;
X – facilitar o avanço da maturidade estratégica, associando as suas ações rotineiras ou estratégicas aos resultados esperados no plano estratégico institucional.
Seção III
Do Gabinete do Secretário de Estado de Fazenda
Art. 16. O Gabinete do Secretário de Estado de Fazenda, no Modelo de Governança do órgão, tem por finalidade receber e gerir as proposições apresentadas pelo Comitê de Governança, encaminhando as propostas para decisão pelo Secretário de Estado de Fazenda.
Seção IV
Da Unidade de Gestão Estratégica
Art. 17. A Unidade de Gestão Estratégica da CONEMAE é o componente da estrutura administrativa do Modelo de Governança responsável pelo planejamento, coordenação, execução, monitoramento e documentação de todas as etapas da estratégia, bem como pela promoção do alinhamento e da comunicação estratégica do órgão.
Art. 18. São atribuições da Unidade de Gestão Estratégica:
I – operacionalizar os processos descritos no art. 7º desta Resolução;
II – promover a execução das deliberações do Comitê;
III – propor alterações ao Comitê no que diz respeito à Gestão Estratégica;
IV – coordenar e apoiar os projetos da Gestão Estratégica;
V - organizar, operacionalizar e registrar em ata todas as reuniões do Comitê;
VI – desenvolver e monitorar os objetivos estratégicos, os indicadores e as iniciativas relacionados à Gestão Estratégica das áreas da SEFAZ;
VII – compilar dados, gerar informações e realizar análises relacionados às atribuições do modelo para dar suporte à tomada de decisão do Comitê;
VIII – produzir relatórios estratégicos;
IX - registrar as lições aprendidas e as boas práticas;
X – apoiar a implantação das ferramentas utilizadas para a implementação do Modelo de Governança.
Seção V
Do Escritório de Projetos
Art. 19. O Escritório de Projetos da CONEMAE é o componente da estrutura administrativa do Modelo de Governança Estratégica responsável pelo gerenciamento dos Projetos oriundos do conjunto de iniciativas definido pelo Planejamento Estratégico da SEFAZ, bem como pela orientação e apoio técnico aos responsáveis pelas atividades.
Parágrafo único. A Gestão de Projetos tem como finalidade o alinhamento estratégico e a racionalização dos recursos humanos e materiais direcionados à modernização e ao aperfeiçoamento do órgão.
Art. 20. São atribuições do Escritório de Projetos:
I – executar as deliberações do Comitê de Governança da SEFAZ no que se refere ao Gerenciamento do Portfólio de Projetos e acompanhar os responsáveis pelos projetos;
II – propiciar a capacitação e a aplicação da metodologia do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) no âmbito da SEFAZ;
III – desenvolver e disseminar a metodologia de Gerenciamento de Projetos;
IV – garantir o alinhamento do Portfólio de Projetos com os objetivos estratégicos do órgão;
V – apoiar tecnicamente os responsáveis e membros das equipes de projeto;
VI – construir os modelos de documentos e propiciar acessos aos mesmos;
VII – monitorar os Programas e Projetos;
VIII – registrar as lições aprendidas e a busca pelas boas práticas;
IX – definir, implantar e disseminar as ferramentas de Gestão de Projetos;
X – supervisionar os cronogramas de Programas, Projetos e Planos de Ações;
XI – produzir e distribuir relatórios gerenciais do Portfólio de Projetos;
XII – manter o histórico dos projetos.
Seção VI
Do Escritório de Processos
Art. 21. O Escritório de Processos da CONEMAE é o componente da estrutura administrativa do Modelo de Governança responsável pela modelagem das rotinas de trabalhos mais relevantes e pela aderência das melhores práticas e melhoria contínua em todas as unidades da SEFAZ.
Parágrafo único. O desenvolvimento de processos tem como objetivos a agregação de valor, simplificação, otimização e racionalização de rotinas de trabalho com foco no aprimoramento dos serviços prestados, da tomada de decisões e da obtenção de resultados refletidos em indicadores quantitativos e qualitativos de performance.
Art. 22. São atribuições do Escritório de Processos:
I – executar as deliberações do Comitê de Governança da SEFAZ no que se refere ao Gerenciamento do Portfólio de Processos e à delegação das deliberações específicas aos líderes de processos;
II – desenvolver e disseminar a metodologia de modelagem de processos e acompanhar o nível de aderência das unidades às padronizações das rotinas de trabalho estabelecidas;
III – definir e implantar as ferramentas de gestão por processos;
IV – propiciar a capacitação e a aplicação das metodologias e das ferramentas de modelagem de processo no âmbito da SEFAZ;
V – garantir o alinhamento do Portfólio de Processos com os objetivos estratégicos do órgão;
VI – apoiar tecnicamente os líderes e membros das equipes de processos;
VII – construir os modelos de documentos e propiciar acessos aos mesmos;
VIII – monitorar os processos por meio de indicadores de performance;
IX – registrar as lições aprendidas e a busca pelas boas práticas;
X – produzir e distribuir relatórios gerenciais do Portfólio de Processos;
XI – manter o histórico dos processos.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23. O Comitê de Governança realizará reuniões com a finalidade de avaliar o desempenho do órgão e assessorar o Secretário de Estado de Fazenda nas questões relativas à Governança Pública.
§ 1º O Comitê reunir-se-á trimestral e semestralmente, conforme descrito nas alíneas “b” e “c”, do inciso III, do art. 7º desta Resolução, por convocação do Presidente.
§ 2º O Comitê poderá reunir-se de forma extraordinária, por convocação do Presidente ou a pedido de qualquer um de seus membros, desde que constatados fatos ou evidências que indiquem obstáculos aos objetivos estratégicos, aos projetos ou relevantes problemas em processos estratégicos para a SEFAZ ou em outros assuntos relacionados à governança do órgão.
Art. 24. Fica revogada a Resolução/SEFAZ nº 2.503, de 17 de outubro de 2013. Art. 25. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande, 25 de abril de 2024.
FLÁVIO CÉSAR MENDES DE OLIVEIRA
Secretário de Estado de Fazenda |