O SECRETÁRIO DE ESTADO DE RECEITA E CONTROLE, no uso de suas atribuições,
Considerando o disposto no Decreto n. 11.877, de 15 de junho de 2005, que dispõe sobre a microfilmagem de documentos produzidos ou recebidos pela Administração Pública Estadual e dá outras providências;
Considerando a existência de significativa quantidade de processos que já atenderam à finalidade para a qual foram instaurados, encerrando-se a sua tramitação e o seu uso corrente;
Considerando que esses processos se avolumam a cada exercício, principalmente nos casos de concessões renováveis anualmente ou com validade anual, em que se exige processo distinto para cada renovação ou concessão;
Considerando que, nas repartições em que se encontram, esses processos vêm ocupando os espaços daqueles em tramitação ou ainda em uso corrente, prejudicando os meios de guarda e manutenção destes últimos, bem como, em certa medida, o desenvolvimento normal dos trabalhos nessas repartições;
Considerando também a existência de grande volume de vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito;
Considerando que a microfilmagem desses processos e documentos é uma forma de solucionar a questão de espaço, sem a perda do histórico dos fatos que representam e dos elementos probatórios de sua ocorrência,
R E S O L V E:
Art. 1º Os processos instaurados no âmbito da Secretaria de Estado de Receita e Controle a partir de 1º de janeiro de 2000, que já tenham atendido às suas finalidades e não estejam mais em uso corrente, deverão:
(Art. 1º, caput: nova redação dada pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005. )
Redação anterior do caput vigente até 24.11.2005.
Art. 1º Os processos instaurados no âmbito da Secretaria de Estado de Receita e Controle, que já tenham atendido às suas finalidades e não estejam mais em uso corrente, bem como as vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito, deverão ser microfilmados.
I - ser microfilmados os relativos:
(Inciso I: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005. )
a) ao contencioso administrativo fiscal e ao parcelamento de débitos fiscais, definitivamente resolvidos em virtude da extinção do crédito tributário nos termos do art. 156 da Lei (federal) n. 5.172, de 25 de outubro de 1966;
b) à consulta tributária;
c) à ação de fiscalização de mercadorias em trânsito, solucionado pela extinção ou constituição do crédito tributário;
d) aos regimes especiais cancelados ou revogados por decurso de prazo;
e) à concessão de benefício fiscal, solucionados e que não mais dependam de quaisquer acompanhamentos;
f) ao pedido de restituição do indébito tributário, solucionados em definitivo;
g) ao crédito fiscal, quando devidamente solucionados, excetuados os relativos a créditos alcançados pelas disposições da Resolução/SERC n. 1.574, de 5 de abril de 2002, os quais deverão ser arquivados nos termos do disposto no inciso II;
h) à inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado como contribuintes substitutos, nos casos de indeferimento e de baixa homologada. (Alínea h: acrescentado pela Resolução SERC 1972/06. Efeitos a partir de 21.07.2006)
II - ser arquivados no arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle, nos demais casos. (Inciso II: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005. )
§ 1o Para efeito desta Resolução, consideram-se em uso corrente os processos que, embora já tenham atendido à sua finalidade, se prestam à consultas freqüentes.
§ 2o Deverão ser microfilmados, a qualquer tempo, a capa do processo e as suas peças essenciais à verificação da matéria tratada e da solução dada ao respectivo caso, ficando dispensada a microfilmagem:
(§ 2º: nova redação dada pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
I - das cópias de documentos extraídos de outros processos (ALIM, TTD, TVF/TA, notas fiscais etc.);
II - dos relatórios internos cujos dados se encontram armazenados nos sistemas informatizados (relatórios de dados cadastrais e de arrecadação, extratos de GIA e DAP etc.);
III - dos documentos que já tenham sido microfilmados anteriormente;
IV - de outros documentos prescindíveis à verificação.
Redação anterior vigente até 24.11.2005.
§ 2o No caso dos processos deverão ser microfilmados a capa e as peças essenciais à verificação, a qualquer tempo, da matéria tratada e da solução dada ao respectivo caso, ficando dispensada da microfilmagem os despachos de simples encaminhamento; as certidões; os relatórios internos cujos dados se encontram armazenados nos sistemas informatizados; os documentos que já tenham sido microfilmados anteriormente e outros documentos prescindíveis à verificação a que se refere este parágrafo.
§ 3o Sem prejuízo de sua microfilmagem, o instrumento de garantia de crédito tributário deverá ser desentranhado, substituído nos autos por termo de desentranhamento e mantido em arquivo específico, para devolução ao outorgante, após o cumprimento de sua finalidade ou a perda da sua validade, vedada a sua eliminação. (§ 3º: nova redação dada pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
Redação anterior vigente até 24.11.2005.
§ 3o Sem prejuízo de sua microfilmagem, o instrumento de garantia de crédito tributário deverá ser desentranhado e mantido em arquivo específico, para devolução ao outorgante, após o cumprimento de sua finalidade ou a perda da sua validade, vedada a sua eliminação.
§ 4o A microfilmagem deverá ser feita observando-se as disposições da Lei (federal) n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto (federal) n. 64.398, de 24 de abril de 1969, que a regulamenta. (§ 4º: nova redação dada pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
Redação anterior vigente até 24.11.2005.
§ 4o A microfilmagem deverá ser feita observando-se as disposições da Lei (federal) n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto (federal) n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que a regulamenta.
§ 5º As peças dispensadas de microfilmagem nos termos do § 2º, devem ser:
(§ 5º: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005. )
I - desentranhadas do processo, relacionadas no formulário constante do anexo a esta Resolução e substituídas nos autos pela 1ª via do referido formulário;
II - capeadas com a 2ª via do formulário a que se refere o inciso anterior e encaminhadas à Superintendência de Gestão da Informação, juntamente com os respectivos processos.
§ 6º Na hipótese do inciso IV do § 2º, havendo dúvida sobre o documento ser ou não prescindível à verificação, o documento deve ser mantido no processo. (§ 6º: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005. )
Art. 1º-A. Devem ser microfilmados também, observado, no que couber, o disposto nesta Resolução, os documentos apresentados para fins de instruir pedido de inscrição ou de sua baixa, bem como de alteração cadastral e reativação de inscrição, no Cadastro de Contribuintes do Estado. (Art. 1º-A: acrescentado pela Resolução/SEFAZ n. 2.516/13. Efeitos a partir de 16.12.2013.)
Art. 2o A microfilmagem deverá ser realizada pela Superintendência de Gestão da Informação da Secretaria de Estado de Receita e Controle.
§ 1o Deverão ser microfilmados, prioritariamente, os processos que ainda não estejam no arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle.
§ 2o Os processos deverão ser encaminhados:
(§ 2º: nova redação dada pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
I - para microfilmagem, nos casos especificados no inciso I do art. 1º, à Superintendência de Gestão da Informação, por meio de despacho:
a) do Chefe da Unidade de Controle e Cobrança de Créditos Tributários, quando relativos a contencioso administrativo fiscal e aos parcelamentos de débitos fiscais;
b) do Coordenador da Fiscalização de Mercadorias em Trânsito, quando decorrentes de ação de fiscalização de mercadorias em trânsito;
c) do Chefe da Unidade de Regimes Especiais, quando forem relativos a regimes especiais;
d) nos demais casos, do gestor ou do chefe do órgão ou da repartição da Superintendência a qual estejam vinculados os demais assuntos, e onde se encontrem guardados ou sejam solucionados, mediante a prática do ato de solução, observado o disposto no § 5º, quando for o caso;
II - para arquivamento no arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle, nos termos do inciso II do art. 1º, por meio de despacho do gestor ou do chefe do órgão ou repartição da Superintendência a qual estejam vinculados demais assuntos, e onde se encontrem guardados ou sejam solucionados, mediante a prática do ato de solução, observado o disposto no § 5º, quando for o caso.
Redação original vigente até 14.09.2005.
§ 2º Os processos deverão ser encaminhados à Superintendência de Gestão da Informação pela Superintendência a que esteja subordinado o órgão ou repartição em que se encontram guardados, acompanhados de relação contendo o número e a data do processo, o nome do interessado, a matéria tratada e a indicação das peças que devam ser microfilmadas.
Redação anterior dada pela Resolução/SERC n. 1.885/2005. Efeitos de 15.09.2005 a 24.11.2005.
§ 2º Os processos deverão ser encaminhados à Superintendência de Gestão da Informação pela Superintendência a que esteja subordinado o órgão ou repartição em que se encontram guardados, acompanhados de relação contendo o número e a data do processo, o nome do interessado, a matéria tratada e a indicação das peças que não devam ser microfilmadas.
§ 3o A Superintendência a que esteja subordinado o respectivo órgão ou repartição poderá, a seu critério, encaminhar apenas as peças do processo que deverão ser microfilmadas, cabendo-lhe, nessa hipótese, as providências de que trata o art. 4o, relativamente às peças retidas.
§ 4º As vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito deverão ser encaminhadas à Superintendência de Gestão da Informação pelo Chefe da Unidade de Controle do Sistema Fronteiras/CMF/SAT, por periodicidade mensal, após a execução dos procedimentos de sua competência. (§ 4º: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
§ 5º Nas hipóteses da alínea d do inciso I e do inciso II, ambos do § 2º deste artigo, caso haja determinação de retorno do processo ao órgão ou repartição do qual foi recebido para a prática do ato que o solucionou, o processo deve ser devolvido ao órgão ou repartição de origem, cabendo a este efetuar o encaminhamento previsto nos referidos dispositivos, para microfilmagem ou arquivamento. (§ 5º: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
§ 6º O órgão ou a repartição que encaminhar o processo para microfilmagem, nos termos do inciso I do § 2º, deverá efetuar o registro da tramitação relativa ao encaminhamento no Sistema de Protocolo Integrado. (§ 6º: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
Art. 3o Compete à Superintendência de Gestão da Informação, por meio da Unidade Gestora de Digitalização e Microfilmagem, a manutenção e a guarda dos microfilmes, bem como, e sempre que solicitado por pessoas legitimamente interessadas, a extração e o fornecimento de certidões, traslados e cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes.
Parágrafo único. O disposto no caput deste artigo não se aplica relativamente aos microfilmes oriundos de processos e documentos relativos a assuntos de competência da Superintendência de Administração Tributária, cuja manutenção e guarda dos referidos microfilmes e a extração e o fornecimento de certidões, traslados e cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes compete:
(Parágrafo único: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.885/05. Efeitos a partir de 15.09.2005.)
I - à Unidade de Controle do Sistema Fronteiras/CMF/SAT, relativamente aos documentos retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito;
II - à Coordenadoria de Dados Tributários/SAT, relativamente aos processos e aos demais documentos.
Art. 4o Os processos microfilmados deverão ser eliminados por destruição mecânica, devendo a sucata resultante da eliminação ser destinada à venda como papéis inservíveis, ou encaminhada à Secretaria de Estado de Trabalho, Assistência Social e Economia Solidária (SETASS) para essa finalidade, destinando-se os respectivos recursos, em qualquer hipótese, a fins sociais.
Parágrafo único. A destruição dos processos e a destinação da sucata resultante da sua eliminação, nos termos deste artigo, compete à Superintendência de Gestão da Informação.
Art. 4º-A. As vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito deverão ser microfilmados, excetuados os documentos que já tenham sido microfilmados anteriormente. (Art. 4º-A: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005. )
Art. 4º-B. Compete ao arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle, vinculado à Superintendência de Administração e Finanças:
(Art. 4º-B: acrescentado pela Resolução/SERC n. 1.905/05. Efeitos a partir de 25.11.2005.)
I - a manutenção, a guarda e a preservação da integridade dos processos arquivados nos termos do disposto no inciso II do art. 1º;
II - desarquivar os processos ou extrair cópias de parte ou de todas as suas peças, inclusive capa e contracapa, a pedido dos gestores ou dos chefes dos órgãos ou repartições a que estiverem vinculados os assuntos neles tratados, devidamente justificado.
Art. 5o Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.
Campo Grande, 8 de julho de 2005.
JOSÉ RICARDO PEREIRA CABRAL
Secretário de Estado de Receita e Controle
RELAÇÃO DAS PEÇAS DISPENSADAS DE MICROFILMAGEM
1ª VIA - PROCESSO / 2ª VIA - CAPEAMENTO DAS PEÇAS DISPENSADAS DE MICROFILMAGEM
| ÓRGÃO DE ORIGEM: |  |
| PROCESSO | DATA | COMPOSTO DE: |
| | _______ FOLHAS |
| INTERESSADO(A): |
| MATÉRIA TRATADA: |
CONTÉM INSTRUMENTO DE GARANTIA DE CRÉDITO TRIBUTÁRIO:
( ) SIM - ÀS F. ______ ( ) NÃO |
| NOTA: AS PEÇAS RELATIVAS ÀS FOLHAS NÃO ESPECIFICADAS NESTA RELAÇÃO FORAM MICROFILMADAS. |
OBSERVAÇÕES:
1 - identificação das peças deve observar o formato: especificação da peça (despacho, relatório, informação fiscal etc.), seguida da identificação da respectiva folha dos autos, entre parênteses, separando-se por ponto-e-vírgula uma especificação da outra;
2 - adotar quantas folhas de continuação for necessário para cada processo.
Local e data Responsável pela elaboração
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