O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 89 da Constituição do Estado, e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n º 1.294, de 21 de setembro de 1992,
D E C R E T A:
Art. 1º A guarda definitiva ou o descarte de documentos gerados pelas autoridades, pelos agentes públicos, pelos órgãos ou pelas entidades que integram a administração pública do Estado de Mato Grosso do Sul observarão prazos e condições estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD.
§ 1º A preservação de documentos será feita mediante seu recolhimento permanente ao Arquivo Público Estadual da Secretaria de Estado de Gestão Pública ou a outro órgão ou entidade, sob sua orientação e supervisão.
§ 2º A guarda temporária e a eliminação de documentos observarão procedimentos propostos pelo Arquivo Público Estadual e aprovados pelo Secretário de Estado de Gestão Pública.
Art. 2º A Tabela de Temporalidade de Documentos será aprovada por ato do Secretário de Estado de Gestão Pública, assim como suas atualizações, que se darão por acréscimos e supressões de itens documentais, de conformidade com a dinâmica das atividades da administração pública estadual.
§ 1º As solicitações de atualização da TTD serão encaminhadas por autoridade ou agente público ao Arquivo Público Estadual para avaliação e adequação às regras de guarda, preservação ou descarte de documentos.
§ 2º A TTD e suas atualizações, depois de aprovadas, serão exibidas na Internet para uso e consulta por agentes da administração pública e usuários dos seus serviços.
Art. 3° A Tabela de Temporalidade de Documentos será estruturada para aplicação à documentação relativa às áreas administrativa e financeira, produzida e recebida por autoridades, agentes públicos, órgãos, entidades ou unidades administrativas e operacionais do Estado.
Parágrafo único. Os documentos referentes às atividades das áreas-fim do Estado receberão tratamento arquivístico próprio, conforme orientação da área interessada.
Art. 4° A transferência, a eliminação e o recolhimento de documentos serão processados sob orientação e supervisão do Arquivo Público Estadual, por formulários-padrão e segundo cronograma específico, aprovados pelo Secretário de Estado de Gestão Pública.
Art. 5º Os servidores que manipulam ou atuam na guarda de documentos de órgãos e entidades do Estado deverão ser treinados sobre a aplicação, utilização e atualização da TTD pela Secretaria de Estado de Gestão Pública, por meio da Fundação Escola de Governo.
Art. 6º A sucata resultante da eliminação de documentos realizada por órgãos ou entidades do Poder Executivo será destinada à Secretaria de Estado de Trabalho, Assistência Social e Economia Solidária, para venda como papéis inservíveis ou entrega a cooperativas de catadores de papel.
Art. 7° Os procedimentos e formulários necessários à implementação das disposições deste Decreto serão aprovados pelo Secretário de Estado de Gestão Pública, até trinta dias da vigência deste Decreto.
Parágrafo único. A Tabela de Temporalidade de Documentos relativa às atividades financeira e administrativa deverá estar disponível para consulta pela Internet no prazo fixado neste artigo.
Art. 8º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 9º Revoga-se o Decreto nº 7.845, de 29 de junho de 1994.
Campo Grande, 27 de março de 2003.
JOSÉ ORCÍRIO MIRANDA DOS SANTOS
Governador
PAULO ROBERTO DUARTE
Secretário de Estado Coordenação-Geral do Governo
RONALDO DE SOUZA FRANCO
Secretário de Estado de Gestão Pública |