O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituição Estadual,
Considerando a necessidade de disciplinar os procedimentos de inventário de bens móveis, intangíveis e semoventes que compõem o acervo patrimonial no âmbito dos órgãos da Administração Direta, das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual, de acordo com o disposto no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP),
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1° Os bens móveis, intangíveis e semoventes que compõem o acervo patrimonial dos órgãos da Administração Direta, das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual, serão inventariados em conformidade com o disposto neste Decreto.
Art. 2º Para fins deste Decreto, considera-se:
I - acervo patrimonial: o conjunto de bens, direitos e obrigações suscetíveis de apreciação econômica, com obtenção por meio de compra, doação, permuta ou por outra forma de aquisição devidamente identificada e registrada;
II - auditor: responsável designado pela Comissão de Inventário, podendo ser os membros da comissão, da subcomissão ou os dirigentes das unidades organizacionais, com a atribuição de realizar a auditoria dos bens patrimoniais encontrados nas unidades organizacionais;
II - agente de inventário: responsável designado pela Comissão de Inventário, podendo ser os membros da comissão, da subcomissão ou os dirigentes das unidades organizacionais, com a atribuição de realizar a verificação dos bens patrimoniais encontrados nas unidades organizacionais; (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
III - auditoria de bens: ato de realizar o levantamento das informações dos bens patrimoniais móveis, intangíveis e semoventes encontrados nas unidades organizacionais;
III - verificação de bens: ato de realizar o levantamento das informações dos bens patrimoniais móveis, intangíveis e semoventes encontrados nas unidades organizacionais; (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
IV - baixa: procedimento de retirada de um bem móvel, intangível ou semovente do acervo patrimonial do órgão ou da entidade e a sua exclusão do registro contábil;
V - bem móvel: aquele que pode ser transportado por movimento próprio ou removido por força alheia, sem alteração da substância;
VI - bem intangível: bem imaterial, identificável, controlado pelo órgão ou pela entidade, que possua valor econômico, tais como, licenças, softwares, patentes, marcas, direitos autorais, entre outros;
VII - bem semovente: o animal de rebanho, como bovinos, equinos, ovinos, suínos, caprinos, entre outros;
VIII - carga patrimonial: instrumento administrativo de atribuição de efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um bem pelo seu consignatário, formalizado por meio de Termo de Responsabilidade emitido pelo Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário utilizado no Estado;
IX - Comissão de Inventário de Bens Móveis: formada por, no mínimo, 3 (três) servidores, dos quais pelo menos 1 (um) ocupante de cargo de provimento efetivo, instituída por meio de:
a) resolução do dirigente máximo dos órgãos da Administração Direta;
b) portaria do dirigente máximo da autarquia ou da fundação;
X - Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário: sistema corporativo de gestão de bens móveis, intangíveis e semoventes gerido pela Secretaria de Estado de Administração (SAD) e de uso obrigatório pelos órgãos e pelas entidades;
XI - Subcomissão de Inventário de Bens Móveis: diretamente subordinada à Comissão de Inventário de Bens Móveis, formada por, no mínimo, 3 (três) servidores, dos quais pelo menos 1 (um) ocupante de cargo de provimento efetivo, em cada unidade organizacional, local, setor ou região, a qual será designada mediante:
a) resolução do dirigente máximo dos órgãos da Administração Direta;
b) portaria do dirigente máximo da autarquia ou da fundação;
XII - Termo de Abertura de Inventário: documento emitido pela Comissão de Inventário que informa o início do processo de inventário;
XIII - Termo de Baixa de Inventário: documento emitido pela Comissão de Inventário de Bens Móveis, após a realização da baixa dos bens não localizados fisicamente no órgão ou na entidade, durante a execução do inventário;
XIV - Termo de Encerramento de Inventário: documento emitido pela Comissão de Inventário de Bens Móveis que informa o término do processo de inventário;
XV - dirigente máximo do órgão ou da entidade: Secretário de Estado, Procurador-Geral, Controlador-Geral, Presidente ou Diretor-Presidente de autarquia e fundação, Comandante-Geral da Polícia Militar, Comandante-Geral do Corpo de Bombeiros Militar e o Diretor-Geral da Polícia Civil;
XVI - dirigente da unidade organizacional: responsável pela unidade organizacional a qual detém a carga patrimonial;
XVII - tombamento: processo de registro em Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário no Estado e de identificação física do bem incorporado ao acervo patrimonial;
XVIII - unidade organizacional: unidades básicas que compõem a unidade gestora do Governo do Estado de Mato Grosso do Sul;
XIX - unidade setorial de patrimônio: área responsável pela gestão patrimonial de bens móveis, semoventes e intangíveis de determinado órgão ou entidade.
Art. 3º Todos os órgãos da Administração Direta, autarquias e fundações do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul deverão realizar anualmente o inventário de bens móveis, intangíveis e semoventes do seu acervo, conforme resolução da SAD.
§ 1º O inventário consiste na verificação visual de bens, certificando assim a sua existência, bem como referenciando-o em uma localização real para a finalidade de imediato rastreio.
§ 2º O inventário deverá auditar a base de dados do patrimônio, determinando a inclusão do registro de bens localizados fisicamente sem o devido tombamento, a realização da movimentação para a localização correta, correções materiais na base de dados, e a identificação de bens desaparecidos para a devida baixa.
§ 2º O inventário deverá verificar a base de dados do patrimônio, determinando a inclusão do registro de bens localizados fisicamente sem o devido tombamento, a realização da movimentação para a localização correta, ajustes necessários na base de dados, e a identificação de bens desaparecidos para a devida baixa. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
§ 3º A realização do inventário permitirá a verificação do número de tombamento, descrição, avaliação do estado de conservação do bem, além de sua localização precisa e as correções das imprecisões encontradas.
Art. 4º Todos os órgãos e entidades deverão exercer rastreio tempestivo dos bens que compõem o seu acervo, cuja atividade se dará por meio de registro na unidade organizacional e localização precisa (número ou nome de sala/galpão/garagem/outros).
Parágrafo único. A criação das localizações será fiscalizada pela Superintendência de Patrimônio, Gestão Documental e Frotas, por meio do Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário, e, caso seja identificada a criação de localização inexistente ou fictícia, poderá configurar irregularidade grave, passível de acarretar procedimento administrativo disciplinar.
CAPÍTULO II
DAS COMISSÕES
Art. 5º Todos os dirigentes máximos de órgãos e de entidades deverão, mediante ato normativo próprio, instituir Comissão de Inventário de Bens Móveis, conforme Anexo I deste Decreto, com publicação do respectivo ato na imprensa oficial, designando servidores e disponibilizando os equipamentos necessários para inventariar os bens do seu acervo.
Parágrafo único. A Comissão de Inventário do órgão ou da entidade poderá realizar a auditoria dos bens de forma centralizada, ou seja, executada pelos seus próprios membros, ou ainda descentralizada, por meio das Subcomissões de Inventário, conforme Anexo II deste Decreto, e pelos dirigentes das unidades organizacionais, que realizarão a auditoria dos bens do acervo disponibilizado, sendo responsáveis pelas informações prestadas à Comissão de Inventário, ou, ainda, de forma mista, em que ambas as modalidades são aplicadas.
Parágrafo único. A Comissão de Inventário do órgão ou da entidade poderá realizar a verificação dos bens de forma centralizada, ou seja, executada pelos seus próprios membros, ou ainda descentralizada, por meio das Subcomissões de Inventário, conforme Anexo II deste Decreto, e pelos dirigentes das unidades organizacionais, que realizarão o levantamento dos bens do acervo disponibilizado, sendo responsáveis pelas informações prestadas à Comissão de Inventário, ou, ainda, de forma mista, em que ambas as modalidades são aplicadas. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Art. 6º Os integrantes da Comissão e da Subcomissão de Inventário de Bens Móveis serão designadas por ato de pessoal do dirigente máximo do órgão ou da entidade, no qual constará:
I - 3 (três) membros titulares, no mínimo, sendo, pelo menos, 1 (um) de caráter efetivo;
II - o membro que a presidirá;
III - o prazo de funcionamento que, em regra, será anual, sem prejuízo da definição de outro prazo específico, caso seja necessário, mediante justificativa.
§ 1° São atribuições da Comissão de Inventário de Bens Móveis:
I - receber das unidades setoriais de patrimônio a relação dos bens móveis, intangíveis e semoventes, registrados no sistema, pertencentes ao acervo patrimonial do órgão ou entidade;
II - expedir Termo de Abertura de Inventário, o qual definirá a data de abertura, o planejamento de suspensão das movimentações, o cronograma de execução nas localizações das unidades organizacionais e a indicação dos respectivos auditores;
II - expedir Termo de Abertura de Inventário, o qual definirá a data de abertura, o planejamento de suspensão das movimentações, o cronograma de execução nas localizações das unidades organizacionais e a indicação dos respectivos agentes de inventário; (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
III - realizar o inventário anual, cumprindo o cronograma e as atividades preestabelecidas no planejamento;
IV - acompanhar as atividades desempenhadas pelas Subcomissões de Inventário de Bens Móveis e pelos auditores, além dos prazos de início e fim da realização da auditoria dos bens;
IV - acompanhar as atividades desempenhadas pelas Subcomissões de Inventário de Bens Móveis e pelos agentes de inventário, além dos prazos de início e fim da realização da verificação dos bens; (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
V - propor à unidade setorial de patrimônio os procedimentos a serem realizados, visando à regularização das divergências constatadas nos bens patrimoniais móveis, intangíveis e semoventes, quando preciso;
VI - expedir Termo de Encerramento de Inventário, contendo os resultados da verificação quantitativa e qualitativa dos bens móveis, intangíveis e semoventes em uso, que deverá ser assinado por todos os membros da Comissão e encaminhado para conhecimento e ratificação do dirigente máximo do órgão ou da entidade;
VII - sugerir a criação ou a extinção das Subcomissões de Inventário de Bens Móveis;
VIII - emitir Declaração de Inventário de Bens Móveis, Intangíveis e Semoventes para apresentação na prestação de contas dos órgãos e das entidades.
§ 2º São atribuições da Subcomissão de Inventário de Bens Móveis:
I - receber da Comissão de Inventário de Bens Móveis a relação dos bens que deverão ser inventariados;
II - realizar o inventário anual, cumprindo o cronograma e as atividades preestabelecidas no planejamento realizado pela Comissão de Inventário de Bens Móveis;
III - apresentar à Comissão de Inventário de Bens Móveis as divergências constatadas nos bens patrimoniais móveis.
§ 3º A Subcomissão de Inventário será presidida pelo responsável local da unidade organizacional, que indicará os demais membros de sua composição, bem como da equipe de apoio, caso necessário.
CAPÍTULO III
DA ABERTURA DO INVENTÁRIO
Art. 7º Por determinação do Secretário de Estado de Administração, comunicada por meio de ofício, será iniciado o processo de inventário anual do Estado de Mato Grosso do Sul, determinando ao órgão ou à entidade a sua abertura oficial no prazo determinado.
Art. 8º O dirigente máximo do órgão ou da entidade deverá determinar a abertura do inventário em seu órgão ou entidade, por meio do encaminhamento de ofício à unidade setorial de patrimônio solicitando:
I - indicação dos integrantes das comissões e subcomissões (quando houver);
II - planejamento do inventário;
III - demais providências para sua execução.
Art. 9º A Comissão de Inventário de Bens Móveis deverá iniciar a auditoria por meio do Termo de Abertura do Inventário, modelo específico constante do Anexo III deste Decreto, assim que receber a informação de sua designação.
Art. 9º A Comissão de Inventário de Bens Móveis deverá iniciar a verificação dos bens por meio do Termo de Abertura do Inventário, modelo específico constante do Anexo III deste Decreto, assim que receber a informação de sua designação. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
CAPÍTULO IV
DA EXECUÇÃO DO INVENTÁRIO
Art. 10. A Comissão de Inventário de Bens Móveis deverá supervisionar as atividades das Subcomissões e auditores, determinando o início dos trabalhos nas respectivas localizações, de acordo com o cronograma estabelecido.
Art. 10. A Comissão de Inventário de Bens Móveis deverá supervisionar as atividades das Subcomissões e dos agentes de inventário, determinando o início dos trabalhos nas respectivas localizações, de acordo com o cronograma estabelecido. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Parágrafo único. No caso dos auditores serem os membros da comissão, estes deverão encaminhar memorando, conforme Anexo IV deste Decreto, sobre a realização do inventário aos dirigentes das unidades organizacionais a serem auditadas, informando o dia e os nomes dos membros que realizarão o inventário naquele local.
Parágrafo único. No caso de os agentes de inventário serem membros da comissão, estes deverão encaminhar memorando, conforme Anexo IV deste Decreto, sobre a realização do inventário aos dirigentes das unidades organizacionais a serem verificadas, informando o dia e os nomes dos membros que realizarão o inventário naquele local. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Art. 11. Os auditores, ao se dirigirem à unidade organizacional da localização dos bens, na data previamente determinada, deverão solicitar sua entrada identificando-se.
Art. 11. Os agentes de inventário, ao se dirigirem à unidade organizacional da localização dos bens, na data previamente determinada, deverão solicitar sua entrada identificando-se. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Parágrafo único. A negativa de entrada dos auditores no local de inventário poderá constituir grave irregularidade, podendo a conduta do dirigente da unidade organizacional ser objeto de procedimento administrativo disciplinar, que poderá ser tipificada como a prelecionada pela Lei Estadual Lei nº 1.102, de 10 de outubro 1990.
Parágrafo único. A negativa de entrada dos agentes de inventário no local de inventário poderá constituir infração funcional, podendo a conduta do dirigente da unidade organizacional ser objeto de apuração disciplinar, nos termos da legislação aplicável ao caso. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Art. 12. As dúvidas encontradas pelos auditores deverão ser prontamente esclarecidas pela Comissão de Inventário de Bens Móveis e, se necessário, pela unidade setorial de patrimônio.
Art. 12. As dúvidas encontradas pelos agentes de inventário deverão ser prontamente esclarecidas pela Comissão de Inventário de Bens Móveis e, se necessário, pela unidade setorial de patrimônio. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
CAPÍTULO V
DO SANEAMENTO DOS DADOS
Art. 13. As informações coletadas na execução do inventário serão utilizadas para a atualização e o saneamento da base de dados do Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário de forma integral.
Art. 14. Os bens que estiverem registrados no Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário e que não puderem ser encontrados fisicamente, após o esgotamento das possibilidades de localização, deverão ser baixados do sistema pela unidade setorial de patrimônio mediante a emissão do respectivo Termo de Baixa de Inventário.
§ 1º Após a realização da baixa proveniente da não localização do bem por motivo de inventário, deverá ser elaborado pela Comissão de Inventário de Bens Móveis relatório de comunicação de irregularidade e anexado ao respectivo Termo de Baixa de Inventário para encaminhamento ao dirigente do órgão ou da entidade.
§ 2º O dirigente máximo do órgão ou da entidade deverá determinar a apuração dos bens registrados no Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário que não tiverem sido encontrados fisicamente, podendo:
I - solicitar o registro da ocorrência na Polícia Civil, quando desconhecida a autoria ou quando existirem indícios de ato ilícito;
II - solicitar laudo pericial, quando houver a necessidade de avaliação da situação por técnico ou especialista;
III - instaurar sindicância.
§ 3º Caso seja constatado que os bens registrados no Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário que não tenham sido encontrados fisicamente, o fato deverá ser apurado por autoridade competente para identificação de responsabilidade e para as providências cabíveis.
Art. 15. Os bens localizados fisicamente que não possuírem o devido registro no Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário deverão ser recadastrados, tombados e etiquetados.
Art. 16. Os bens encontrados em unidades organizacionais e/ou localizações diferentes das informadas no Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário deverão ser devidamente movimentados no referido sistema.
Art. 17. Os bens que tiverem sido baixados durante a execução de inventário e localizados em momento posterior deverão ser estornados ao Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário.
Parágrafo único. O estorno do bem móvel deverá ser comunicado de imediato à autoridade responsável pela apuração de responsabilidade dos bens baixados.
Art. 18. O inventário do ano de 2023 será considerado o marco zero para o saneamento e o ajuste inicial da base de dados do Sistema Informatizado de Patrimônio Mobiliário, sendo obrigatória aos órgãos e às entidades a adoção das medidas estabelecidas por este Decreto e por resolução do dirigente máximo da SAD.
CAPÍTULO VI
DO ENCERRAMENTO DO INVENTÁRIO
Art. 19. A Comissão de Inventário de Bens Móveis encerrará as atividades, consolidando os trabalhos no Termo de Encerramento de Inventário e na Declaração da Comissão de Inventário de Bens Móveis, modelos específicos constantes do Anexo V e VI deste Decreto, remetendo-os ao dirigente máximo do órgão ou da entidade, que deverá ratificá-los e enviá-los à SAD, informando sobre o término do processo de inventário em seu órgão ou entidade.
CAPÍTULO VII
DA RESPONSABILIDADE
Art. 20. É obrigação de todos, aos quais tenham sido confiados bens para guarda e uso, zelar pela sua conservação, diligenciar no sentido de recuperação daqueles que forem avariados e promover-lhes a conservação ou a recuperação, conforme o caso.
Art. 21. Ao tomar conhecimento do desaparecimento de bem ou de sua avaria em razão de uso inadequado, o servidor tem o dever de comunicar de imediato a irregularidade ao detentor da carga patrimonial, o qual terá a obrigação de determinar a apuração do fato mediante comunicação à unidade setorial de patrimônio.
Art. 22. Comprovado o desaparecimento ou a avaria de bem por culpa ou dolo, em decorrência de processo administrativo, deverão ser adotadas as medidas para a imputação de responsabilidade e reparação ao erário.
Art. 23. Todos os dirigentes de unidades organizacionais deverão permitir a realização do inventário dos bens de suas respectivas unidades ou participar da auditoria se convocados, sob pena de responsabilização prevista em lei.
Art. 23. Todos os dirigentes de unidades organizacionais deverão permitir a realização do inventário dos bens de suas respectivas unidades ou participar da verificação de bens se convocados, sob pena de responsabilização prevista em lei. (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Art. 24. Caberá aos dirigentes das unidades organizacionais fiscalizar a destinação pública específica dos bens móveis, intangíveis e semoventes que estiverem sob sua responsabilidade.
Art. 25. Caberá à unidade setorial de patrimônio, após o encerramento do inventário, emitir o Termo de Responsabilidade para cada dirigente de unidade organizacional, colhendo a devida assinatura e, por fim, arquivá-los.
CAPÍTULO VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 26. Os bens auditados passarão por avaliação do estado de conservação, realizada pelos auditores, com base nos critérios a seguir:
Art. 26. Os bens verificados passarão por avaliação do estado de conservação, realizada pelos agentes de inventário, com base nos critérios a seguir: (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
I - ótimo: qualidade do bem adquirido há menos de um ano e que ainda mantenha as mesmas características e condições de uso desde sua aquisição;
II - bom: qualidade do bem que esteja em perfeitas condições de uso, mas com data de aquisição superior a um ano;
III - regular: qualidade do bem que esteja em condições de uso, mas que apresenta avarias que não impedem sua utilização;
IV - ruim: qualidade do bem que apresenta avarias que comprometem sua utilização, embora seja viável sua reforma; e
V - péssimo: qualidade do bem que não possui condições de uso pela Administração Pública e que deve ser destinado a leilão, doação ou renúncia.
Art. 27. O inventário de bens móveis, intangíveis e semoventes será realizado anualmente para consolidar os dados do acervo existente em 31 de dezembro de cada exercício, com a finalidade precípua de composição do Balanço Patrimonial.
Parágrafo único. Excepcionalmente, o inventário poderá ser realizado:
I - inicialmente: quando da criação de um órgão, autarquia ou fundação do Poder Executivo Estadual, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;
II - por extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou da transformação de órgão, autarquia ou fundação do Poder Executivo Estadual;
III - eventual: realizado em qualquer época, em relação à totalidade das unidades ou em unidade específica por iniciativa da Administração Pública Estadual ou quando ocorrer um fato relevante, em especial:
a) mudança de endereço da sede ou de qualquer unidade do órgão, da autarquia ou da fundação do Poder Executivo Estadual;
b) incêndio, inundação ou outro tipo de calamidade;
c) furto, peculato, extravio ou desaparecimento de bens permanentes e de materiais de consumo;
IV - em datas especiais, a serem determinadas em razão de auditorias ou de sindicâncias.
IV - em datas especiais, a serem determinadas em razão de auditorias ou de sindicâncias realizadas pela Controladoria-Geral do Estado (CGE-MS). (redação dada pelo Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023)
Art. 28. É vedada a movimentação de bens no período de realização do inventário, salvo situações excepcionais previamente justificadas pela unidade interessada e autorizadas pela autoridade administrativa.
Art. 29. O Secretário de Estado de Administração poderá editar resoluções normativas, necessárias à execução do disposto neste Decreto.
Art. 30. Revoga-se o Decreto nº 15.808, de 18 de novembro de 2021.
Art. 31. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande, 4 de setembro de 2023.
EDUARDO CORREA RIEDEL
Governador do Estado
ANA CAROLINA ARAUJO NARDES
Secretária de Estado de Administração
ANEXO DO DECRETO Nº 16.268, DE 4 DE SETEMBRO DE 2023. (redação dada pelos Anexos do Decreto nº 16.292, de 9 de outubro de 2023) (Anexos I e II, redação dada pelos Anexos I e II do Decreto nº 16.331, de 15 de dezembro de 2023)
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