O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA, no exercício de suas atribuições legais e regimentais, e,
Considerando o disposto no Decreto Estadual n. 14.160, de 16 de abril de 2015, que trata da desburocratização dos processos organizacionais da Administração Pública com a finalidade de viabilizar a implantação de medidas eficazes à simplificação e à celeridade do trabalho;
Considerando a necessidade da normatização para uso das tecnologias da informação e comunicação como forma de auxiliar o processo de desburocratização, inclusive com a utilização das assinaturas eletrônicas, previstas no Decreto Estadual n. 15.903, de 21 de março de 2022;
Considerando as normas previstas no Decreto Estadual nº 70, de 29 de janeiro de 1979, que dispõe sobre o processo administrativo decorrente de requerimento instaurado no âmbito da Administração Pública Direta e autárquica e dá outras providências.
Considerando a necessidade de aprimoramento dos princípios da transparência e da sustentabilidade ambiental, mediante facilitação do acesso aos serviços e informações ao cidadão e diminuição da utilização do papel,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre a implantação, o funcionamento e o uso do sistema de gestão de processos administrativos eletrônicos, denominado Papel Zero, no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ), bem como sobre a gestão e a tramitação dos processos administrativos eletrônicos.
Art. 2º As normas do sistema eletrônico de que trata esta Resolução não se aplicam aos processos administrativos sujeitos ao Processo Administrativo Tributário Digital (e-PAT), instituído pelo Decreto nº 15.345, de 15 de janeiro de 2020, bem como ao Sistema Administrativo de Processo Eletrônico (e-SAP), instituído pelo Decreto nº 15.847, de 29 de dezembro de 2021.
Art. 3º São objetivos da SEFAZ com a utilização do sistema para gestão de processos eletrônicos de que trata esta Resolução:
I - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação dos processos;
II - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
III - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
IV – reduzir o uso de papel e os custos operacionais e de armazenamento da documentação;
V - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas, e
VI - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação de dados.
CAPÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES
Art. 4º Para fins desta Resolução, entende-se por:
I – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
III - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
IV – usuários internos: servidores da Secretaria de Estado de Fazenda que utilizarem as funções do sistema de gestão de processos eletrônicos;
V – usuários externos: pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que necessitem de acesso a processos e documentos disponibilizados no sistema de gestão de processos eletrônicos, mediante cadastro prévio;
VI - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino.
CAPÍTULO III
DA IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 5º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade prolongada do sistema eletrônico que possa causar dano relevante à celeridade do processo.
Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput deste artigo, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12 desta Resolução.
Art. 6º A implantação do processo administrativo eletrônico será gradativa e escalonada.
Parágrafo único. O início da implantação do sistema de processo administrativo eletrônico se dará na Superintendência de Administração e Finanças da SEFAZ, conforme cronograma por ela estabelecido.
CAPÍTULO IV
DO FUNCIONAMENTO
Art. 7º O acesso e o uso do sistema de gestão e trâmite de processos administrativos eletrônicos, denominado Papel Zero, dar-se-á por meio do endereço http://papelzero.sefaz.ms.gov.br/#/, mediante o preenchimento do login e senha cadastrados.
Parágrafo único. O acesso pode se limitar à consulta de documentos, e, neste caso, será necessário o preenchimento do código do documento e do número do processo.
Art. 8º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no sistema Papel Zero terão garantia de integridade e de autoria mediante utilização de Assinatura Eletrônica, nos termos do Decreto Estadual nº 15.903, de 21 de março de 2022.
Parágrafo único. O login e a senha de acesso ao sistema Papel Zero é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
Art. 9º Os documentos nato-digitais, assinados eletronicamente, na forma estabelecida nesta Resolução, são originais para todos os efeitos legais.
Art. 10. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora do recebimento registrado pelo sistema de gestão de processos eletrônicos.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Mato Grosso do Sul.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, se o sistema Papel Zero se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as 23 horas e 59 minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 11. No sistema Papel Zero será disponibilizado o acesso à íntegra do processo administrativo eletrônico para vistas do interessado por meio de autorização de acesso ao usuário ou pela disponibilização do arquivo digital.
Art. 12. O usuário poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para a juntada aos autos.
§ 1º Os documentos digitalizados tramitados pelos usuários terão valor de cópia simples.
§ 2º O teor e a integridade dos documentos enviados são de responsabilidade do usuário, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.
§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados será necessária quando a legislação expressamente o exigir, no caso de impugna?ão da sua integridade ou à critério da Secretaria de Estado da Fazenda, nos termos do § 5º deste artigo.
§ 4º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.
§ 5º A Secretaria de Estado de Fazenda poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias contados da data da notificação, do documento original em papel de documento digitalizado.
Art. 13. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º Após a conferência prevista no caput deste artigo, o responsável deverá atestar se o documento apresentado é original ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia simples.
§ 3º A Administração poderá, conforme definido em Ato da SEFAZ:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e
III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º deste artigo.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da Administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato da SEFAZ.
Art. 14. Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 15. Nas hipóteses de sigilo da informação, o acesso será limitado a servidores autorizados e aos interessados no processo, nos termos do que dispõe a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e demais normas vigentes.
CAPÍTULO V
DO USUÁRIO DO SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSO ELETRÔNICO
Art. 16. O cadastro dos usuários ao sistema eletrônico de gestão de processos deve ser feito mediante solicitação ao setor responsável pela matéria e trâmite do processo.
§ 1º O cadastro do usuário é ato pessoal, intransferível e indelegável.
§ 2º A partir do cadastro do usuário, todos os atos e comunicação processual entre a Secretaria de Estado de Fazenda e o usuário dar-se-ão por meio eletrônico.
Art. 17. O cadastro do usuário externo importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na SEFAZ, conforme previsto nesta Resolução e demais normas aplicáveis, habilitando o usuário a:
I – encaminhar documentos eletronicamente;
II - acompanhar os processos aos quais lhe tenha sido concedido acesso;
III - ser intimado quanto a atos processuais ou para apresentação de informações ou documentos complementares; e,
IV - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a Secretaria de Estado de Fazenda, em observância aos níveis mínimos exigidos no Decreto Estadual nº 15.903, de 21 de março de 2022
Art. 18. São da exclusiva responsabilidade do usuário:
I - o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;
II - a conformidade entre os dados informados no sistema e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;
III - a elaboração dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;
IV - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados à SEFAZ;
V - a realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais com a SEFAZ, relativos ao usuário ou, se for o caso, à entidade representada;
VI - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema de gestão de processos eletrônicos, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutos do último dia do prazo, conforme horário oficial do Estado de Mato Grosso do Sul, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário;
VIII - a consulta periódica ao sistema de gestão de processos eletrônicos ou aos sistemas integrados por meio do qual se efetivou o peticionamento eletrônico, a fim de verificar o recebimento de intimações;
IX - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.
Parágrafo único. A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do sistema de gestão de processos eletrônicos ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.
CAPÍTULO VI
DA RESPONSABILIDADE PELA AUTUAÇÃO
Art. 19. A autuação e o arquivamento de processos administrativos eletrônicos serão de responsabilidade dos servidores lotados na Unidade de Protocolo e Correspondências da Coordenadoria de Administração da SAF/SEFAZ, conforme previsto no inciso I do parágrafo único do art. 62 do Regimento Interno da SEFAZ, observada a competência da unidade responsável pela matéria a ser tratada no processo.
Parágrafo único. O servidor responsável pela autuação deverá assegurar que a descrição do processo contenha elementos suficientes para sua individualização e pesquisas futuras, bem como os assuntos e as vinculações existentes.
CAPÍTULO VII
DA ORGANIZAÇÃO DA AUTUAÇÃO
Art. 20. A inclusão de documentos no processo deverá observar a ordem cronológica dos atos e fatos ocorridos.
Art. 21. Fica vedada a inclusão no processo administrativo de:
I – documento relacionado a outro processo que não tenha correspondência direta ou indireta com o assunto tratado;
II – documento já constante dos autos;
III – documentos ilegíveis que dificultem a identificação do autor ou a compreensão do conteúdo.
Art. 22. Na hipótese de haver recurso administrativo, nos termos do Decreto Estadual nº 70, de 29 de janeiro de 1979, este deverá ser juntado e apreciado no próprio processo em que constar a decisão recorrida.
CAPÍTULO VIII
DA RESPONSABILIDADE PELA ANEXAÇÃO, APENSAÇÃO, DESAPENSAÇÃO, JUNTADA E DESENTRANHAMENTO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS
Art. 23. As atividades de anexação, apensação, desapensação, juntada e desentranhamento de documentos ou processos serão realizadas pela Coordenadoria responsável na qual estiver tramitando o processo.
CAPÍTULO IX
DO ARQUIVAMENTO DOS PROCESSOS
Art. 24. O arquivamento do processo administrativo eletrônico deverá ser precedido dos seguintes motivos:
I – por indeferimento do pleito;
II – pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
III – pela perda do objeto;
IV – por desistência ou renúncia do interessado, mediante expressa manifestação.
Parágrafo único. Caso haja vários interessados, o fato descrito no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do processo, desde que ao menos um interessado permaneça no processo.
Art. 25. Os processos administrativos eletrônicos arquivados permanecerão à disposição para consulta.
Art. 26. A solicitação de desarquivamento de processo deverá ser motivada pelo requisitante e dirigida à unidade da SEFAZ responsável pelo arquivamento.
Art. 27. Os processos administrativos eletrônicos que envolvam pagamento de obrigações serão arquivados, após o cumprimento das obrigações devidas.
CAPÍTULO X
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 28. Os casos omissos serão dirimidos pelo Secretário de Estado de Fazenda.
Art. 29. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande – MS, 8 de setembro de 2022.
LUIZ RENATO ADLER RALHO
Secretário de Estado de Fazenda
|