O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituição Estadual, e tendo em vista o disposto nas Leis Federais nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e nº 14.063, de 23 de setembro de 2020,
D E C R E T A:
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo para contratação de bens e de serviços em geral, realizados por meio de prévio procedimento licitatório, em qualquer das modalidades de licitação, ou por contratação direta, por dispensa ou inexigibilidade de licitação, no âmbito do Poder Executivo Estadual.
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo para contratação de bens e de serviços em geral, realizados por meio de prévio procedimento licitatório, em quaisquer das modalidades de licitação, ou por contratação direta, por dispensa ou inexigibilidade de licitação, no âmbito dos órgãos da Administração Direta, das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual. (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
Parágrafo único. As disposições deste Decreto não se aplicam às licitações e às contratações diretas, cujo objeto seja a contratação de obras ou de serviços de engenharia.
§ 1º As disposições deste Decreto não se aplicam às licitações e às contratações diretas, cujo objeto seja a contratação de obras ou de serviços de engenharia. (renumerado para § 1º pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
§ 2º As disposições deste Decreto se aplicam à fase de execução contratual de contratos decorrentes das contratações a que se refere o caput deste artigo. (acrescentado pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
Art. 2º Para os fins do disposto neste Decreto, são adotadas as seguintes definições:
I - documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital: criado originariamente em formato digital; ou
b) documento digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
III - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
IV - autenticidade: propriedade pela qual se assegura que a informação foi produzida, digitalizada, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa física, equipamento, sistema, órgão ou entidade;
V - integridade: estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada;
VI - fase de execução contratual: a fase da contratação administrativa a que se refere o Título III da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, ou os atos correspondentes da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993. (acrescentado pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
Art. 3º São objetivos deste Decreto:
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos para contratação de bens e de serviços em geral, com segurança, transparência e economicidade;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos para contratação de bens e de serviços em geral, bem como para a fase de execução contratual, com segurança, transparência e economicidade; (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
Art. 4º Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos da Administração Direta, as autarquias e as fundações do Poder Executivo Estadual utilizarão sistema informatizado para a gestão e o trâmite do processo administrativo eletrônico para contratação de bens e serviços em geral.
Art. 4º Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos da Administração Direta, as autarquias e as fundações do Poder Executivo Estadual utilizarão sistema informatizado para a gestão e o trâmite do processo administrativo eletrônico para o processo de contratação de bens e serviços em geral, bem como para a fase de execução contratual. (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
Parágrafo único. O sistema a que se refere o caput deste artigo deverá prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos em processo administrativo eletrônico.
Art. 5º No processo administrativo eletrônico, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause danos relevante à celeridade do processo.
§ 1º Após a assinatura e o envio, o documento digital não poderá ser alterado ou excluído, sendo a retificação realizada por novo documento.
§ 2º Realizada a assinatura ou o envio do documento eletrônico, o sistema irá gerar, automaticamente, o código validador, que será utilizado para verificar a autenticidade do documento.
§ 3º No caso das exceções previstas no caput deste artigo, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, na forma prevista no Decreto Estadual nº 15.573, de 28 de dezembro de 2020, hipótese em que, posteriormente o documento-base correspondente deverá ser digitalizado e encartado nos autos do processo eletrônico, conforme procedimento previsto no art. 12 deste Decreto.
Art. 6º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de uma das classificações de assinatura eletrônica de que trata o art. 5º da Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, conforme regulamentado pelo Decreto Estadual nº 15.903, de 21 de março de 2022.
Art. 7º Os atos processuais em meio eletrônico considerar-se-ão realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo fixado no instrumento convocatório, por meio eletrônico, aplicar-se-á o disposto no art. 183 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
§ 2º Para os fins do disposto no § 2º do art. 183 da Lei Federal nº 14.133, de 2021, a ocorrência de indisponibilidade da comunicação eletrônica deverá ser imediatamente comunicada pelo participante do processo de contratação e somente acarretará a prorrogação do prazo após a certificação pela SAD.
Art. 8º O acesso à íntegra do processo, para vista pessoal do interessado, pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o art. 4º deste Decreto ou por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.
Art. 9º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e à possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.
Art. 10. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 6º deste Decreto são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 11. O participante do processo de contratação poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
Art. 11. O participante do processo de contratação e o contratado poderão enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos. (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do participante do processo de contratação, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativamente por eventuais fraudes.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do participante do processo de contratação e do contratado, que responderão nos termos da legislação civil, penal e administrativamente por eventuais fraudes. (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo participante do processo de contratação terão valor de cópia simples.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo participante do processo de contratação ou pelo contratado terão valor de cópia simples. (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
§ 3º A Administração Pública Estadual poderá exigir, a seu critério, que seja verificada a autenticidade e/ou a integridade dos documentos de que trata o caput deste artigo, mediante:
I - a apresentação de original perante o agente público;
II - a autenticação por cartório competente;
III - a apresentação de declaração de autenticidade por advogado, sob sua responsabilidade pessoal;
IV - a publicação em Diário Oficial e/ou a disponibilização de documento na internet, no site oficial do órgão emissor.
Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos da Administração Direta, das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais deverão ser observados a técnica e os requisitos previstos no Decreto Estadual nº 15.876, de 21 de fevereiro de 2022.
§ 1º Na conferência da integridade do documento digitalizado de que trata o caput deste artigo deverá ser registrado se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório ou na forma prevista no inciso IV do art. 12 da Lei Federal nº 14.133, de 2021, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização das cópias de que trata o § 1º deste artigo terão valor de cópia simples.
§ 3º Na digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos da Administração Direta, das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual, a Administração poderá, conforme definido em resolução normativa do titular da SAD:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao participante do processo de contratação;
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo em seguida ao participante do processo de contratação ou ao contratado; (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao participante do processo de contratação e descartará a cópia simples após a sua digitalização;
II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao participante do processo de contratação ou ao contratado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
III - receber o documento em meio físico para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em meio físico recebidos, sejam originais ou cópias autenticadas em cartório, devem ser devolvidos ao participante do processo de contratação, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação;
a) os documentos em meio físico recebidos, sejam originais ou cópias autenticadas em cartório, devem ser devolvidos ao participante do processo de contratação ou ao contratado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; (redação dada pelo Decreto nº 16.369, de 23 de janeiro de 2024) OBS: Vigência a partir de 1º de fevereiro de 2024.
b) os documentos em meio físico recebidos, sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples, podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º deste artigo.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da Administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em resolução normativa do titular da SAD.
Art. 13. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14. Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 15. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme o Decreto nº 15.876, de 2022.
Art. 16. A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e às diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePING e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.
Parágrafo único. Para os casos ainda não contemplados nos padrões mencionados no caput deste artigo, deverão ser adotados formatos interoperáveis, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados.
Art. 17. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, deverá ser observado o prazo definido em lei para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.
Art. 18. Os documentos digitais produzidos no processo administrativo eletrônico, desde que seja respeitada a forma prevista neste Decreto, poderão ser convertidos em meio físico e terão a validade para todos os fins de direito.
Parágrafo único. Para os fins do disposto no caput deste artigo, os documentos convertidos em meio físico deverão conter o código de verificação de autenticidade e, quando for o caso, o certificado digital do responsável pela assinatura do documento.
Art. 19. Os processos de contratação que tramitam em meio físico deverão ser digitalizados na forma prevista do art. 12 deste Decreto, e passarão a adotar o processo administrativo eletrônico.
Parágrafo único. No procedimento licitatório, a Secretaria de Administração somente recepcionará os processos administrativos, para o exercício de suas atribuições legais, desde que respeitado o disposto no caput deste artigo.
Art. 20. Autoriza-se o titular da Secretaria de Estado de Administração a editar normas complementares a este Decreto.
Art. 21. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Campo Grande, 19 de abril de 2023.
EDUARDO CORREA RIEDEL
Governador do Estado
ANA CAROLINA ARAUJO NARDES
Secretária de Estado de Administração
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