Dispõe sobre as etapas e diretrizes do planejamento para a aquisição de bens e a contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, no âmbito dos órgãos da Administração Direta, das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual.

Publicado no Diário Oficial nº 10.292, de 1º de outubro de 2020, páginas 6 a 14.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituição Estadual, D E C R E T A: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º As etapas e diretrizes do planejamento para a aquisição de bens e a contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, no âmbito dos órgãos da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações do Poder Executivo Estadual observarão o disposto neste Decreto. Parágrafo único. O planejamento das contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação deverá observar as regras estabelecidas no Decreto nº 15.477, de 20 de julho de 2020. Parágrafo único. O planejamento das contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação deverá observar, além das regras estabelecidas neste regulamento e em decreto próprio, os atos normativos editados pelo Secretário de Estado de Fazenda. (redação dada pelo Decreto nº 15.606, de 12 de fevereiro de 2021, art. 10) § 1º O planejamento das contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação (STIC) deverá observar, além das regras estabelecidas neste regulamento e em decreto próprio, os atos normativos editados pelo Secretário de Estado de Governo e Gestão Estratégica. (renumerado para § 1º pelo Decreto nº 16.124, de 9 de março de 2023, art. 1º) § 2º As contratações de STIC dos órgãos e das entidades de que trata o caput deste artigo, o documento de formalização da demanda e o respectivo procedimento inicial, após autorização do responsável pela Pasta, devem ser submetidos à apreciação e à autorização do Secretário-Executivo de Transformação Digital, inclusive os termos aditivos de prorrogação de vigências dos contratos em andamento, a partir da publicação deste Decreto. (acrescentado pelo Decreto nº 16.124, de 9 de março de 2023, art. 1º) Art. 2º Para os fins do disposto neste Decreto serão adotadas, além daquelas constantes no art. 3º do Decreto nº 15.327, de 10 de dezembro de 2019, as seguintes definições: I - gerenciamento de riscos - processo para identificar, avaliar, tratar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos do órgão demandante; II - contratação correlata - aquela que guarda relação com o objeto principal, interligando-se a ele, mas que não precisa, necessariamente, ser realizada para a completa prestação do objeto principal; e III - contratação interdependente - aquela que precisa ser realizada juntamente com o objeto principal para sua completa prestação. CAPÍTULO II DO PLANEJAMENTO E DA CONTRATAÇÃO Art. 3º O planejamento de cada aquisição de bem ou contratação de serviço observará as seguintes etapas: I - Procedimentos iniciais; II - Estudo técnico preliminar; e III - Termo de referência. § 1º Os casos que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do planejamento da contratação, no que couber. § 2º O gerenciamento de riscos integrará o planejamento da contratação nos casos definidos em ato normativo do Secretário de Estado de Administração e Desburocratização. § 2º O gerenciamento de riscos integrará o planejamento da contratação nos casos definidos em ato normativo do Secretário de Estado de Administração e Desburocratização, ressalvado o planejamento das contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação, cuja competência para editar o ato é do Secretário de Estado de Fazenda. (redação dada pelo Decreto nº 15.606, de 12 de fevereiro de 2021, art. 10) § 2º O gerenciamento de riscos integrará o planejamento da contratação nos casos definidos em ato normativo do Secretário de Estado de Administração, ressalvado o planejamento das contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação, cuja competência para editar o ato é do Secretário de Estado de Governo e Gestão Estratégica. (redação dada pelo Decreto nº 16.124, de 9 de março de 2023, art. 1º) § 3º A renovação de vigência de contrato de serviço prestado de forma contínua, passível de prorrogações sucessivas na forma do art. 57 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, fica dispensada da observância das etapas previstas no caput deste artigo. § 4º A documentação produzida nas etapas do planejamento da contratação deverá instruir o processo administrativo respectivo para posterior seleção do fornecedor, conforme fluxo de contratações formalmente estabelecido pelo Estado. Seção I Dos Procedimentos Iniciais Art. 4º Os procedimentos iniciais consistem na elaboração do documento para formalização da demanda pela autoridade máxima do órgão ou da entidade demandante, conforme modelo constante do Anexo I deste Decreto, que contemple: I - a justificativa da necessidade da contratação; e II - a indicação do servidor ou da equipe que será responsável pelo planejamento da contratação. Parágrafo único. A equipe de planejamento da contratação deve ser composta por servidor(es) que reúna(m) as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros. Seção II Do Estudo Técnico Preliminar Art. 5º O estudo técnico preliminar deverá evidenciar o problema a ser resolvido e a sua melhor solução, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica da contratação, e conterá os seguintes elementos, observando o modelo constante do Anexo II deste Decreto: I - descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público; II - descrição dos requisitos necessários e suficientes à escolha da solução, prevendo, se for o caso, critérios e práticas de sustentabilidade; III - levantamento de mercado, que consiste na prospecção e na análise das alternativas possíveis de soluções, podendo, entre outras opções: a) ser consideradas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades da União, dos Estados e dos Municípios, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração Pública Estadual; b) ser analisada a contratação anterior, ou a série histórica de contratações, se houver; c) ser realizada consulta ou audiência pública ou diálogo transparente com potenciais contratadas, para coleta de contribuições; IV - descrição da solução como um todo, levando em consideração eventuais providências que devam ser adotadas pela Administração Pública Estadual para que a contratação produza os resultados pretendidos, incluindo-se exigências relacionadas à garantia, à assistência técnica e à manutenção, quando for o caso; V - estimativa das quantidades a serem contratadas, acompanhada dos documentos que lhe dão suporte; VI - estimativa do valor da contratação, acompanhada dos documentos que lhe dão suporte; VII - justificativas para o parcelamento ou não da solução; VIII - contratações correlatas e/ou interdependentes; IX - providências a serem adotadas pela Administração Pública Estadual, previamente, à celebração do contrato, inclusive quanto à capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual ou adequação do ambiente da organização; X - possíveis impactos ambientais e respectivas medidas de tratamento; e XI - posicionamento conclusivo sobre a viabilidade e a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina. § 1º Após o levantamento do mercado de que trata o inciso III do caput deste artigo, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, deve-se verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, flexibilizando-os sempre que possível. § 2º O estudo técnico preliminar deve conter, obrigatoriamente, os elementos dispostos nos incisos I, III, IV, V, VI, VII e XI do caput deste artigo. § 3º Ao final da elaboração do estudo técnico preliminar, deve-se avaliar a necessidade de classificá-lo nos termos da Lei Estadual nº 4.416, de 16 de outubro de 2013. § 4º A elaboração do estudo técnico preliminar fica dispensada quando se tratar de: I - licitação para compras cujo valor se enquadre no limite do inciso II do art. 24 da Lei Federal nº 8.666, de 1993; II - licitação para contratação de serviços cujo valor se enquadre nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei Federal nº 8.666, de 1993; III - contratação direta por dispensa de licitação nos casos previstos nos incisos I, II, III, IV e XI do art. 24 da Lei Federal nº 8.666, de 1993; e IV - contratação direta por inexigibilidade de licitação cujo valor se enquadre nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei Federal nº 8.666, de 1993. Subseção I Disposições Setoriais para Aquisição de Bens Art. 6º No caso de aquisição de bens, o estudo técnico preliminar deve também observar as seguintes diretrizes: I - condições de aquisição e pagamento semelhantes às do setor privado, sempre que for possível; II - processamento por meio de sistema de registro de preços, quando pertinente; III - determinação de unidades e quantidades a serem adquiridas em função de consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas, admitido o fornecimento contínuo; IV - condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do material; V - atendimento dos princípios: a) da padronização, considerada a compatibilidade de especificações estéticas, técnicas ou de desempenho; b) do parcelamento, quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso; c) da responsabilidade fiscal, mediante a comparação da despesa estimada com a prevista no orçamento. § 1º Na avaliação do princípio do parcelamento observar-se-á: I - a viabilidade da divisão do objeto em itens; II - o aproveitamento das peculiaridades do mercado local, com vistas à economicidade, sempre que possível, desde que atendidos os parâmetros de qualidade; e III - o dever de buscar a ampliação da competição e de evitar a concentração de mercado. § 2º O parcelamento deve ser evitado quando: I - a economia de escala, a redução de custos de gestão de contratos ou a maior vantagem na contratação recomendar a compra dos itens do mesmo fornecedor; II - o objeto a ser contratado configurar sistema único e integrado e houver a possibilidade de risco ao conjunto do objeto pretendido; III - o processo de padronização ou de escolha de marca levar a fornecedor exclusivo. Art. 7º O estudo técnico preliminar pode, ainda, quando couber: I - indicar uma ou mais marcas ou modelos, desde que formalmente justificado, nas seguintes hipóteses: a) em decorrência da necessidade de padronização do objeto; b) em decorrência da necessidade de manter a compatibilidade com plataformas e padrões já adotados pela Administração Pública Estadual; c) quando determinada marca ou modelo comercializados por mais de um fornecedor forem os únicos capazes de atender às necessidades do contratante; d) quando a descrição do objeto a ser licitado puder ser mais bem compreendida pela identificação de determinada marca ou determinado modelo aptos a servir apenas como referência, hipótese em que deverá ser seguida da expressão “equivalente ou de melhor qualidade”; II - vedar a contratação de marca ou de produto, quando, mediante processo administrativo, restar comprovado que produtos adquiridos e utilizados anteriormente pela Administração Pública Estadual não atendem a requisitos indispensáveis ao pleno adimplemento da obrigação contratual. Art. 8º No caso de padronização do bem, o estudo técnico preliminar deverá observar a necessidade de: I - justificativa para a padronização e descrição do padrão definido; II - parecer técnico sobre o bem, consideradas as especificações técnicas e estéticas, desempenho, análise de contratações anteriores, custo e as condições de manutenção e garantia; e III - despacho motivado da autoridade máxima do órgão demandante, com a adoção do padrão. Subseção II Das Disposições Setoriais para a Contratação de Serviços Art. 9º O estudo técnico preliminar para a contratação de serviços deverá atender aos seguintes princípios: I - da padronização, considerada a compatibilidade de especificações estéticas, técnicas ou de desempenho; II - do parcelamento, quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso; III - da vedação à caracterização exclusiva do objeto como fornecimento de mão de obra. Parágrafo único. Na aplicação do princípio do parcelamento deverão ser considerados: I - a responsabilidade técnica; II - o custo para a Administração de vários contratos frente às vantagens da redução de custos, com divisão do objeto em itens; III - o dever de buscar a ampliação da competição e de evitar a concentração de mercado. Seção III Do Termo de Referência Art. 10. O termo de referência será elaborado pela equipe de planejamento, a partir do estudo técnico preliminar, devendo conter: I - os elementos que embasam a avaliação do custo pela Administração Pública Estadual, a partir dos padrões de desempenho e qualidade estabelecidos e das condições de entrega do objeto, com as seguintes informações: a) a definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo de execução do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação; b) a definição dos métodos para a execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento; c) a justificativa da necessidade da aquisição do bem ou da contratação do serviço; d) a justificativa da quantidade a ser contratada, acompanhada dos documentos que lhe dão suporte; e) a justificativa da necessidade de apresentação de amostra ou de protótipo, quando cabíveis, com indicação precisa dos procedimentos a serem adotados para análise e verificação de conformidade dos produtos; f) o valor estimado do objeto da contratação, acompanhado dos documentos que lhe dão suporte; e g) o cronograma físico-financeiro, se necessário; II - o critério de aceitação do objeto; III - a relação dos documentos essenciais à verificação da qualificação técnica e econômico-financeira, se necessária, e a justificativa de sua(s) exigência(s); IV - o modelo de gestão do contrato, com a descrição dos procedimentos de execução do objeto e fiscalização e gerenciamento do contrato ou da ata de registro de preços pelo órgão requisitante; e V - indicação da dotação orçamentária, quando for o caso. § 1º Na definição dos elementos de que tratam as alíneas “a” e “b” do inciso I do caput deste artigo, são vedadas especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, que limitem ou frustrem a competição ou a realização do certame. § 2º No caso de aquisição de bens, o termo de referência deverá conter, além dos elementos previstos no caput deste artigo, as seguintes informações: I - especificação do bem, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança; II - indicação dos locais de entrega do bem e das regras para o recebimento provisório e para o definitivo, quando for o caso; III - especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso; e IV - o prazo de validade aceitável na data da entrega, considerando o prazo total recomendado pelo fabricante, no caso de bem perecível. § 3º No caso de contratação de serviços, o termo de referência deverá conter, além dos elementos previstos no caput deste artigo, as seguintes informações: I - classificação do serviço a ser contratado como de natureza continuada ou não; II - regime de execução do contrato, conforme inciso VIII do art. 6º da Lei Federal nº 8.666, de 1993; e III - orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários, nas contratações de serviços de natureza continuada. CAPÍTULO III DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 11. O estudo técnico preliminar e o termo de referência serão assinados e rubricados em todas as suas folhas e datados pela equipe de planejamento da contratação. § 1º O termo de referência deverá ser aprovado pela autoridade máxima do órgão demandante. § 2º A aprovação do termo de referência de que trata o § 1º deste artigo poderá ser objeto de delegação para agente público hierarquicamente subordinado, quando for conveniente em razão de circunstâncias de ordem técnica, mediante ato formal devidamente publicado na impressa oficial. Art. 12. Delega-se competência ao Secretário de Estado de Administração e Desburocratização para disciplinar, integralmente, o gerenciamento de risco nas contratações e complementar as disposições do planejamento das contratações regulamentadas neste Decreto. Parágrafo único. É vedada a subdelegação nas hipóteses previstas no caput deste artigo. Art. 13. O Decreto nº 15.327, de 10 de dezembro de 2019, passa a vigorar com a seguinte alteração: “Art. 3º ........................................: ....................................................... XI - termo de referência - documento da etapa do planejamento no qual devem ser reunidas as informações da fase interna da licitação capazes de definir o seu objeto de forma clara e precisa, as estimativas do quantitativo e do custo, além de outros elementos indispensáveis à realização do certame. .............................................” (NR) Art. 14. Revogam-se os seguintes dispositivos do Decreto Estadual nº 15.327, de 10 de dezembro de 2019: I - as alíneas de “a” a “g” do inciso XI do art. 3°; II - os §§ 2° e 3° do art. 8º III - o inciso II e os §§ 1º, 2º e 3º do art. 14; e IV - o art. 58. Art. 15. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, devendo ser observado nos processos administrativos de contratação instaurados a partir desta data. Campo Grande, 30 de setembro de 2020. REINALDO AZAMBUJA SILVA Governador do Estado ANA CAROLINA ARAUJO NARDES Secretária de Estado de Administração e Desburocratização ANEXO I DO DECRETO Nº 15.524, DE 30 DE SETEMBRO DE 2020. Modelo do documento para formalização da demanda PROCESSO: INTERESSADO: Autoriza-se a abertura de processo de contratação para atender a necessidade abaixo descrita, cuja a etapa de planejamento deverá estar em consonância com o previsto no Decreto Estadual nº 15.524, de 30 de setembro de 2020. Necessidade da Contratação: Indicação do servidor ou da equipe que será responsável pelo planejamento da contratação: Local, data e ano _____________________________________ < Nome da autoridade máxima do órgão ou da entidade demandante > ANEXO II DO DECRETO Nº 15.524, DE 30 DE SETEMBRO DE 2020. Modelo dos elementos que compõe o Estudo Técnico Preliminar 1 - NECESSIDADE DE CONTRATAÇÃO: - Por que precisa? - Qual(is) é(são) o(s) problema(s) que será(ão) resolvido(s) com a contratação almejada? - Por qual(is) motivo(s) o ETP está sendo elaborado? - Qual(is) a(s) justificativa(s) e/ou motivos para esta contratação? 2 - REQUISITOS: - Quais os requisitos necessários, suficientes e indispensáveis para atender a demanda? - As especificações capazes de restringir a competitividade no certame estão devidamente justificadas? - Existem requisitos legais que devem ser observados na contratação? Especifique. - Há atos normativos que disciplinam os serviços a serem contratados ou os bens a serem adquiridos, de acordo com a sua natureza (legislação, normas técnicas, acórdãos e súmulas, portarias, etc.)? Especifique. - Quais os requisitos temporais que estão envolvendo, por exemplos, as datas de entrega do objeto e o início da prestação do serviço? - Existem requisitos específicos de garantia, manutenção e assistência técnica do objeto? Justifique. - Nos casos de contratação de serviço, existe a necessidade de descrição de profissional específico para a execução da atividade descrita? Fundamente a exigência. - Há a possibilidade de inclusão de critérios de sustentabilidade na contratação? Qual ato normativo ampara essa exigência? - Na hipótese de inexistir requisitos a serem observados deve-se constar que “não se aplica”. 3 - LEVANTAMENTO DE MERCADO: - Quais soluções existentes no mercado são capazes de atender à necessidade e os requisitos descritos nos tópicos 1 e 2, respectivamente? - Quais produtos, fornecedores, fabricantes, etc., podem ser identificados no mercado como capazes de atender a demanda? Caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou a flexibilização dos requisitos. - É possível citar contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração Pública Estadual? - Quais soluções identificadas no mercado são consideradas inviáveis sob os aspectos de economicidade, eficácia, eficiência e padronização? Justifique. 4 - DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO: - Considerando as alternativas de mercado definidas no item 3 deste Anexo, qual a solução será adotada no Estudo Técnico Preliminar? - Qual a justificativa para a escolha feita em detrimento das demais? Deve-se demonstrar que o tipo de solução escolhido, com base no levantamento de mercado, é o que mais se aproxima dos requisitos definidos e que mais promove a competição, levando-se em conta os aspectos de economicidade, eficácia, eficiência e padronização, bem como as práticas de mercado. - Quais os benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, economicidade e padronização? - A solução adotada demanda alguma descrição específica relacionada à garantia, à assistência técnica e à manutenção? - O objeto a ser contratado pode ser classificado como “comum”, para fins de aplicação da modalidade pregão? Justifique. - Na contratação de serviço, este tem caráter continuado? Justifique. 5 - ESTIMATIVA DAS QUANTIDADES: - Qual a estimativa das quantidades dos bens e/ou de serviços a serem contratados? - Qual o método de estimativa das quantidades a serem contratadas (contratos anteriores, experiências de outros órgãos, entre outros)? - Qual documento confere suporte à memória de cálculo realizada? - Existe a necessidade da contratação de quantidade superior à estimativa feita? Qual o fundamento? - Na hipótese de aquisições e de contratações centralizadas no sistema do registro de preço, todos os órgãos participantes estimaram seus quantitativos com base em documentos fidedignos? 6 - ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO: - Qual o valor estimado para a contratação? - Adotou-se algum dos parâmetros enumerados pelo diploma estadual regulamentador dos procedimentos básicos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e para contratação de serviços em geral pelo Estado de Mato Grosso do Sul? O valor estimado procede de algum dos parâmetros identificados na respetiva legislação? - Na hipótese de o recurso ser proveniente de transferência voluntária da União, observou-se a normativa federal que regulamenta o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral? O valor estimado procede de algum dos parâmetros identificados na respetiva legislação? - Na hipótese de contratação de serviços, quais os custos unitários que expressam a composição de toda a contratação? Deve ser demonstrada as memórias de cálculo da estimativa de preços e os documentos que lhe dão suporte (construção das planilhas de custo e formação de preços). 7 - JUSTIFICATIVAS PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO: - É tecnicamente viável dividir a solução? Justifique. - É economicamente viável dividir a solução? Justifique. - Não há perda de escala ao dividir o objeto? Justifique. - Há o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade ao dividir a solução? Justifique. - Com base nos estudos acima, a licitação será dividida em lotes ou em itens separados? Justifique. 8 - CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES: - Existe outra contratação que precise ser realizada para a completa satisfação do objeto a ser contratado? - Outras contratações podem estar interligadas de modo que interfiram na demanda pretendida, impactando nas soluções de mercado, no quantitativo desejado e na própria solução a ser adotada? - Em se tratando de contratações correlatas e interdependentes que estejam ambas em fase de planejamento é possível agregar os objetos? - Inexistindo contratações correlatas e/ou interdependentes a serem observadas deve-se constar que “não se aplica”. 9 - PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PELA ADMINISTRAÇÃO: - Para a correta viabilidade da contratação é necessário que a Administração Pública Estadual, previamente à celebração do contrato, providencie adequações e alterações em seu espaço físico, estrutura organizacional, infraestrutura tecnológica, infraestrutura elétrica, entre outros? - Para a correta viabilidade da contratação é necessário que a Administração Pública Estadual, previamente à celebração do contrato, providencie a capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual? - Inexistindo providências a serem adotadas deve-se constar que “não se aplica”. 10 - POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E RESPECTIVAS MEDIDAS DE TRATAMENTO: - A contratação pretendida poderá ensejar algum impacto ambiental? - Quais medidas de tratamento devem ser adotadas para reduzir e/ou excluir os mencionados impactos? - Inexistindo impactos ambientais deve-se constar que “não se aplica”. 11 - VIABILIDADE E A ADEQUAÇÃO DA CONTRATAÇÃO: - Após os estudos realizados, existe viabilidade da contratação para o atendimento da necessidade descrita? Declarar explicitamente que a contratação é viável ou não, justificando com base nos elementos anteriores dos Estudos Preliminares.